Как завершить журнал движения трудовой кни

Содержание
  1. Книга учета трудовых книжек в 2021 году
  2. Требования к регистрационным журналам
  3. Правила заполнения книги
  4. Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения
  5. Ошибки в книге: их исправление
  6. Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
  7. 1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?
  8. 2.      Можно ли пропускать строчки?
  9. Журнал учета движения трудовых книжек: ответственность
  10. Регистрация трудовых книжек
  11. Ответственность
  12. Требования к внешнему виду Книги
  13. Заполнение Книги учета
  14. Порядок исправления записей
  15. Что делать, если раньше книга не велась
  16. Правила внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек
  17. Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?
  18. Исправления в книге учета трудовых книжек
  19. Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек
  20. Оформление книги
  21. Заполнение граф
  22. Требования, предъявляемые к журналу
  23. Контрольное опломбирование
  24. Замена книги учета движения трудовых книжек
  25. Ответственность за ведение и хранение
  26. Электронные трудовые книжки с 2021 года
  27. Сроки перехода на электронные трудовые книжки
  28. Какие сведения будут в электронных трудовых книжках
  29. Как работнику получить сведения из трудовой книжки
  30. Как перейти на использование электронных трудовых книжек
  31. Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек
  32. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
  33. Как закрыть книгу учета движения трудовых книжек
  34. Трудовая книга
  35. Журнал учета трудовых книжек (образец)
  36. Нужно ли как-то обосновывать то, что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек
  37. В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек
  38. Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек в 2021 году

Как завершить журнал движения трудовой кни

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.

) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши.

Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке  делается соответствующая запись.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к регистрационным журналам

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать  и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
  • названия книги;
  • количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
  • должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • даты оформления журнала.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Правила заполнения книги

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:

№ граф
1 графавносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша.
2,3,4 графысодержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.
5 графадолжна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.
6 графавносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.
7 графасодержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник.
8 графасодержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.
9 графаВносится дата и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.
10 графасодержит подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.
11 графаСумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
12 графаДата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора
13 графаследует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу , в этом случае ставится дата документа почтой.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Ошибки в книге: их исправление

Так как  журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  • ниже указать достоверную информацию}
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

2.      Можно ли пропускать строчки?

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

  1. Можно ли в 5 графе бланка писать сокращенное имя и отчество?

Нет, нельзя. Необходимо полностью писать без сокращений.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://rabotniky.com/kniga-ucheta-trudovyx-knizhek/

Журнал учета движения трудовых книжек: ответственность

Как завершить журнал движения трудовой кни

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Что такое журнал учета движения трудовых книжек: правила его заполнения, требования к документу

Когда осуществляется прием человека на работу, специалист отдела кадров забирает его трудовую книжку. Эти документы хранятся у работодателя до дня увольнения человека. Ответственный сотрудник должен вести соответствующий учет этой документации. Прием документа производится под роспись.

Поэтому во всех организациях присутствует журнал учета трудовых книжек. Он имеет унифицированную форму и требует особого заполнения. Произвольных записей здесь присутствовать не может. Кроме того, существуют установленные правила заполнения книги учета.

Об этом поговорим подробно в текущей статье.

Регистрация трудовых книжек

Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г. обязывает все предприятия вести учет трудовых книжек. Подобные действия необходимы для систематизации информации о движении этих документов.

Обязательной регистрации подлежат трудовые книжки:

Процесс регистрации

  • людей, устроившихся на работу
  • а также, только что открытые

Когда книжка заканчивается, к ней открывается дополнительный вкладыш. Он вклеивается в основной документ и подлежит отдельной регистрации. Данные вкладыша записываются в следующую строку журнала по порядку. Если человек пришел в организацию с уже имеющимся вкладышем, регистрируется только основной документ.

Информация, внесенная в журнал учета, предоставляет возможность контролировать движение книжек. По закону они выдаются назад человеку в день его увольнения. Об этом будет говорить дата и подпись получателя в журнале. Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения.

Ответственность

Обычно ответственными лицами за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.

Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Некоторые маленькие организации грешат отсутствием журнала. Следует понимать, что это является грубым нарушением законодательства.

При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 – 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 – 50 000 руб.

Требования к внешнему виду Книги

Все трудовые книжки регистрируются в специальном журнале. Он представлен в виде книги с большим количеством страничек.

Журнал учета включает тринадцать колонок, которые необходимо заполнить ответственному лицу. Формат книги размером А4. Журнал имеет унифицированную форму. Приобрести его можно в специализированном магазине.

Допускается самостоятельное изготовление книги, но при соблюдении специальных требований.

Журнал учета

Журнал учета книжек является сквозным, то есть он может вестись много лет. По окончании года нет необходимости заводить новую книгу. Законом установлены основные правила заполнения этого документа:

  • Наличие твердой обложки, так как она используется не один год.
  • Все странички книги нумеруются и прошиваются одной прочной ниткой. Кончики выводятся с оборотной стороны книги, завязываются между собой и приклеиваются специальной наклейкой.
  • Наклейка содержит информацию обозначением числа пронумерованных и прошнурованных страничек, а также подписью руководителя.
  • Все журналы учета трудовых книжек подлежат опломбированию. Для этого на бумажной наклейке, скрепляющей между собой концы нитки, которой прошнурован журнал, наливается сургуч. Допускается применять номерные пломбы. Они одноразового использования и помогают обезопасить журнал от незаконного доступа. Без наличия пломбы журнал может быть признан недействительным.

Заполнение Книги учета

Согласно закону журнал учета имеет строго установленную форму. Здесь фиксируются следующие данные:

Столбцы книги

  • первый столбец содержит порядковые номера всех поступивших в организацию документов
  • следующие три столбика включают информацию о дате приема сотрудников
  • в пятом столбце указывается: фамилия, имя и отчества полностью
  • шестая колонка обозначает серию и номер документа, принятого специалистом
  • седьмая графа включает в себя информацию о специальности работника. Также здесь обозначается категория и разряд, если они присутствуют
  • следующая колонка содержит полное наименование компании, в которую принимается человек
  • в девятом столбце обозначается номер приказа о приеме на предприятие
  • десятая колонка содержит подпись сотрудника ответственного за хранение документа. Она свидетельствует о принятии документа
  • следующая колонка обычно пустая. Заполняется она только, когда приобретается новая трудовая книжка. В ней обозначается сумма, которую заплатил человек за покупку документа
  • двенадцатая колонка содержит дату выдачи документа
  • подпись уволенного человека, свидетельствующая о получении книжки, ставится в тринадцатой колонке. Дата и подпись должны соответствовать дню увольнения человека. Иное может быть признано нарушением

Если человек не явился в день увольнения за трудовой книжкой, требуется письменно уведомить его об обязательстве прийти и забрать документ. Допускается дополнительно запросить разрешение на отправку документа почтой. Также поступают, если бывший работник отказался забрать книжку совсем.

В случае проверки организации трудовой инспекцией уведомления послужат оправданием. Соответственно строка 12 и 13 журнала будет содержать информацию об уведомлении, что поможет избежать ответственности.

Если работнику на предприятии оформлялся вкладыш, ему придется расписаться и за его получение отдельно.

Заверение руководством

В жизни встречаются ситуации, что уволенный работник просит отдать книжку родственнику, другу или коллеге. Следует понимать, что это возможно только при наличии соответствующей доверенности заверенной у нотариуса.

Без этого документа отдать трудовую книжку допускается в случае ухода из жизни работника. Но тогда родственник должен предоставить свидетельство о смерти и документацию, подтверждающую родственные связи.

В таком случае две последние колонки журнала должны содержать информацию: когда, кому и на каком основании был передан документ.

Писать в журнале допускается различными ручками. Возможный цвет чернил: синий, черный или фиолетовый.

Книга учета книжек обязательно должна быть заверена руководителем предприятия. Подпись ставится на оборотной стороне.

Для этого специально приклеивается прямоугольный листок с обозначением количества листков. Такой журнал ведется до тех пор, пока не закончится.

Когда заполнен последний листок, ставится подпись и дата ее окончания. После этого она передается в архив. Хранится журнал учета на протяжении 75 лет.

Порядок исправления записей

Журнал учета книжек не должен содержать помарки либо неточности. При допущении ошибок их требуется исправлять следующим образом:

  • Зачеркивается неверная информация одной тонкой линией. Делается это для того, чтобы с легкостью можно было прочесть, что там написано.
  • На следующей строке указываются правильные данные. Если в книге присутствует строка примечание, допускается внести в нее правильную информацию с обозначением необходимого столбца.

Так как все записи вносятся в книгу от руки, возможно допущение ошибок. Поэтому исправлять их следует правильно. Рядом с правильной информацией обязательно следует написать фразу: “исправленному верить”. Также следует обозначить дату исправления и поставить подпись лица вносившего исправления.

Запрещено просто исправлять по тексту информацию. Категорически нельзя использовать корректирующие жидкости и затирки. Подобные действия будут приравнены к нарушению.

Что делать, если раньше книга не велась

В жизни может случиться, что человек устроившись на работу специалистом по кадрам, обнаружит отсутствие книги. В такой ситуации ему нужно срочно составить докладную записку. Она должна содержать описание конкретной упущенной информации и виновника нарушения.

Начинать восстанавливать информацию лучше сразу. Когда невозможно полностью ликвидировать проблему, в докладной записке следует подробно изложить суть. А конкретно: какие данные не подлежат восстановлению, и по какой причине.

При проверке подобные действия помогут избежать штрафов.

В некоторых случаях людям временно необходимо забрать трудовую книжку у работодателя. К примеру, для оформления каких то документов. Раньше закон запрещал это делать.

Но начиная с 2015 года подобные действия стали возможны. Ответственный сотрудник в таком случае должен сделать отметку в колонке 12 о временной выдаче документа.

Когда работник вернет его, потребуется сделать новую запись, свидетельствующую о возобновлении хранения книжки.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/zhurnal-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek.html

Правила внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Как завершить журнал движения трудовой кни

Одной из важнейших вещей в деловодстве на предприятии или фирме является правильный учет движения трудовых книжек, от которого зависит правильная работа кадрового отдела.

В статье мы расскажем об актуальной информации о книге учета движения трудовых книжек, а также детально разберем вопрос исправлений в данном документе.

Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?

При трудоустройстве работник отдает свою трудовую книжку работодателю, который в свою очередь обязан хранить ее ровно до того момента, пока сотрудник не решит уйти или не будет уволен. Регистрация информации в книге существенно облегает процесс учета и деловодства в целом и является важной составляющей работы кадрового отдела.

Так в книгу учета трудовых книжек входит следующая информация:

  1. Номер записи.
  2. Дата заполнения или приема на работу (число, месяц, год).
  3. ФИО сотрудника.
  4. Номер, а также серия трудовой книжки работника.
  5. Должность, профессия или специальность сотрудника, который сдал свою трудовую книжку или вкладыш на хранение.
  6. Реквизиты организации (наименование фирмы, предприятия или филиала).
  7. Номер и дата приказа о принятии этого сотрудника на работу.
  8. Подпись уполномоченного лица, который заполнил или принял трудовую книжку.
  9. Выплата, которая получена за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним.
  10. Дата возвращения трудовой книжки (на случай увольнения).
  11. Подпись работника, который получил свою трудовую книжку или вкладыш обратно после увольнения.

Важно знать, что в книгу учета вноситься информация о трудовых книжках, которые не только были переданы работником организации, но и были заполнены самой организацией для работника, который впервые устроился на работу, это же касается и вкладышей.

Вкладыши к трудовой книжке, полученные работником на прошлом месте работы, в книгу учета не вносятся.

Такой документ должен отвечать строгим требованиям:

  • В связи с тем, что книга находится в эксплуатации несколько лет, желательно, что бы она имела плотную обложку.
  • Еще до начала заполнения документа, страницы книги должны быть пронумерованы.
  • Книга должна быть качественно прошита и опломбирована согласно правилам.
  • На титульной странице документа должна присутствовать заверительная подпись с указанием точного количества страниц в книге (числами и прописью).

Законодательство позволяет заменить книгу учета движения трудовых книжек на актуальный регистрационный журнал, который очень схож с книгой и имеет лишь маленькие отличия.

Главное отличие в учете документооборота на организации в этих случаях это время заполнение: книга учета заполняется на протяжении нескольких лет, пока хватает места в книге, тогда как сам регистрационный журнал — в течение календарного года.

Исправления в книге учета трудовых книжек

В современном российском законодательство книга учета трудовых книжек и вкладышей описана весьма бегло, как впрочем, и исправления в данном документе.

Так постановление Правительства РФ и соответствующая инструкция от Министерства труда и социальной защиты граждан не регулирует вопрос исправлений, которые запрещены или разрешены по отношению к такому документу, поэтому на практике применяют различные способы, о которых речь пойдет ниже.

Так при потребности внести исправления в книгу учета трудовых книжек нужно внести дату, когда вноситься исправление, а также подписи уполномоченных лиц, которые заполняли книгу, кроме этой информации указывается и другие реквизиты организации или лиц вносящих исправления в документ.

Если руководствоваться старым постановлением, связанным с документооборотом времен Советского Союза, то исправления в первичные документы вносятся следующим образом:

  1. Неправильный или ошибочный текст зачеркивается с указанием надписи «исправлено».
  2. Текст, который пишется вместо исправленного текста, наноситься над зачеркнутым.
  3. Обязательно исправленный текст должен быть читаем, т.е. написан не мелким шрифтом.
  4. Должна присутствовать дата, реквизиты фирмы и ответственных лиц.

Все же такой способ не всегда адекватно подходит под ситуацию (например, недостаточно места), поэтому на практике допускается и другой способ исправления ошибок в документах такого типа.

Допустимо руководится правилами для исправления ошибок в трудовых книжках при исправлении ошибок или опечаток в книге учета трудовых книжек.

Так возле записи с ошибкой делается приметка «недействительно» и в новую колонку вносятся актуальные и правильные данные с учетом требований, о которых мы писали выше (подпись, ФИО уполномоченных лиц и т.д.).

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек представляет собой один из важнейших документов, которые входят в кадровых делооборот и представляет большой интерес для инспекторов, которое проверяют организацию.

За неправильное ведение такого документа положены серьезные штрафы: от 500 до 5 000 рублей для конкретных лиц и до 50 000 рублей для организации.

Поэтому нужно тщательно подходить к ведению такого документа и максимально точно выполнять законодательные нормы, чтобы минимизировать все риски.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/ispravleniya-v-knige-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек

Как завершить журнал движения трудовой кни

Трудовая книжка должна иметься у каждого работника организации. Учет всех выданных книжек ведется в специальной книге по учету трудовых книжек. Кадровикам обязательно нужно знать, как заменить книгу учета движения трудовых книжек по окончании прежней.

Данная книга представляет собой журнал, в котором производят регистрацию, отмечают факт выдачи или получения всех трудовых книжек на предприятии. Ответственность за ведение книг лежит на бухгалтерии предприятия. Хранятся такие книги в архивах предприятий 75 лет.

Оформление книги

Более подробно о том, как оформлять книгу учета движения трудовых книжек, должен знать ответственный за ее ведение. Форма нынешней книги появилась около 10 лет назад. Заполнение отличается от других книг регистрации тем, что в ней записи регистрируются не до окончания календарного года, а до последней ее страницы.

В книге учета трудовых книжек регистрируются:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу}
  • все книжки, которые были оформлены впервые сотрудникам данного предприятия}
  • вкладыши в трудовые книжки, которые были выданы сотрудникам за весь период работы на данном предприятии.

Если сотрудник предоставил трудовую книжку с вкладышем, то он в книгу учета не вписывается (то есть оформляется только трудовая книжка).

Заполнение граф

  1. В первой графе записывают регистрационный номер трудовой книжки (вкладыша).
  2. В следующих трех графах нужно проставить дату приема на работу и заполнения трудовой книжки (вкладыша). Следует обратить внимание на то, что эти даты могут не совпадать. Целесообразнее вписывать дату приема на работу.

    Дата записывается полностью арабскими цифрами.

  3. В пятой графе нужно указать полные фамилию, имя, отчество сотрудника. Сокращение имени и отчества (инициалы) не допускается.
  4. В шестой графе делается запись о серии и номере трудовой книжки (вкладыша). На этом этапе следует обратить внимание на образец трудовой книжки.

    Если она выпущена с 1974 года, то серия и номер будут выглядеть так: АТ-VI 3657098. Если книжка (вкладыш) выпущены в 2003 году и позднее, то серия и номер будут выглядеть следующим образом: ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) 8695012.

  5. В седьмую графу нужно вписать должность (профессию, специальность, трудовую функцию) сотрудника, которая указана в штатном расписании предприятия.
  6. Восьмая графа предназначена для написания наименования структурного подразделения предприятия, в котором работает сотрудник.
  7. В девятой графе необходимо записать дату и номер документа, который послужил основанием для принятия сотрудника на работу (приказ, распоряжение, протокол собрания и т.п.). Если нужно зарегистрировать вкладыш, то в этой графе ставится прочерк.
  8. Десятая графа отведена для личной подписи работника отдела кадров, который принял у сотрудника трудовую книжку или оформил ее впервые.
  9. В одиннадцатой графе ставится сумма, внесенная сотрудником за трудовую книжку или вкладыш.

    Эта графа заполняется в том случае, когда трудовая книжка выдана впервые или произведена подшивка вкладыша. При регистрации предоставленных сотрудниками трудовых книжек в этой графе ставится прочерк. Однако эта графа может быть не заполнена и в том случае, если трудовые книжки и вкладыши на предприятии выдаются безвозмездно.

  10. В двенадцатой и тринадцатой графах записываются данные при увольнении сотрудника. В двенадцатой графе ставится дата увольнения сотрудника, а в тринадцатой – его личная подпись после получения трудовой книжки.

Если по каким-либо причинам трудовая книжка не была выдана уволенному сотруднику на руки, то ему необходимо отправить уведомление о том, что он должен лично забрать книжку или дать согласие на ее пересылку почтой.

В этих случаях в 12 и 13 графах делаются отметки о:

  • дате и номере уведомления, которое направлено сотруднику}
  • дате отправки книжки почтой.

Также здесь можно написать номер почтовой квитанции, которая будет подшита к личному делу сотрудника в отделе кадров вместе с уведомлением и согласием сотрудника на пересылку.

Помимо подписи за трудовую книжку, сотрудник должен расписаться и за полученные на руки вкладыши (если таковые имеются), т.к. они были зарегистрированы отдельно от трудовой книжки.

Требования, предъявляемые к журналу

К книге учета предъявляются следующие нормы:

  1. Книга должна иметь твердый переплет и прошитые страницы. Такое требование связано с длительной эксплуатацией книги и последующим хранением.
  2. Книга должна быть пронумерована от начала до конца перед поступлением в использование.
  3. Книга обязательно прошнуровывается. Края шнура должны быть приклеены при помощи небольших листов бумаги с внутренней стороны обложки.
  4. Книга опечатывается сургучом или пломбой. Сургучная печать обязательно должна ставиться на часть листа бумаги, на края шнурка, выступающие из-под нее, и обложку. Пломба ставится только на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
  5. Книга должна быть заверена надписью, которая отражает количество страниц – пронумерованных и прошнурованных. Надпись делается цифрами и прописью.
  6. Книга должна быть заверена непосредственным руководителем предприятия, а не сотрудником отдела кадров или другим лицом.

Контрольное опломбирование

Перед тем, как начать использовать данную книгу, необходимо заполнить титульный лист и сделать заверительную надпись. Также необходимо записать номер пломбы. Без этих данных книга не является опломбированной.

Замена книги учета движения трудовых книжек

Законодательно замена книги учета движения трудовых книжек не регламентирована. Обычно новую книгу заводят после того, как будет полностью заполнена старая.

Рассмотрим два возможных способа заполнения новой книги.

  1. Согласно первому варианту, новую книгу нужно нумеровать заново, то есть первая по счету запись будет носить порядковый номер 1.
  2. Второй вариант предполагает сквозную нумерацию. То есть в новой книге первая запись должна носить тот порядковый номер, под которым эта запись делалась бы в старой книге.

Можно обосновать каждый вариант. Так как требования к ведению книг по учету движения трудовых книжек гласят: «Книга должна нумероваться, шнуроваться и заверяться подписью руководителя предприятия, а также скрепляться сургучной печатью или пломбой», а результат нумерации отражает количество страниц в книге, то вновь заведенная книга должна нумероваться с первой страницы заново.

Однако второй вариант не следует считать ошибочным, так как он аналогичен нумерации страниц трудовой книжки. Так, например, если в трудовой книжке закончились страницы какого-либо раздела, то во вшитом вкладыше нумерация записей продолжается, а не начинается заново.

Следовательно, как заполнять новую книгу, решать вам.

Также стоит отметить, что вести одновременно две книги учета движения трудовых книжек неправильно. Вначале должна закончиться одна книга, и лишь потом начинается новая. Также не следует заводить две книги для ведения в них раздельно трудовых книжек и вкладышей. В одной книге принято регистрировать одновременно как книжки, так и вкладыши к ним.

Ответственность за ведение и хранение

Если на предприятии не имеется книги учета движения трудовых книжек, или книга оформлена не в соответствии с требованиями, то на должностное лицо (а также на все предприятие) может быть наложена административная ответственность. Сумма штрафа на должностное лицо составляет 500-5000 рублей, а на предприятие – 30000-50000 рублей.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-zamenit-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek

Электронные трудовые книжки с 2021 года

Как завершить журнал движения трудовой кни

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2021 № 439-ФЗ с 2021 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2021 года. 

В течение всего 2021 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2021 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок – 30 июня 2021 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2021 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2021 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Как закрыть книгу учета движения трудовых книжек

Как завершить журнал движения трудовой кни

Также стоит отметить, что вести одновременно две книги учета движения трудовых книжек неправильно. Вначале должна закончиться одна книга, и лишь потом начинается новая. Также не следует заводить две книги для ведения в них раздельно трудовых книжек и вкладышей. В одной книге принято регистрировать одновременно как книжки, так и вкладыши к ним.

  1. Книга должна иметь твердый переплет и прошитые страницы. Такое требование связано с длительной эксплуатацией книги и последующим хранением.
  2. Книга должна быть пронумерована от начала до конца перед поступлением в использование.
  3. Книга обязательно прошнуровывается. Края шнура должны быть приклеены при помощи небольших листов бумаги с внутренней стороны обложки.
  4. Книга опечатывается сургучом или пломбой. Сургучная печать обязательно должна ставиться на часть листа бумаги, на края шнурка, выступающие из-под нее, и обложку. Пломба ставится только на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
  5. Книга должна быть заверена надписью, которая отражает количество страниц – пронумерованных и прошнурованных. Надпись делается цифрами и прописью.
  6. Книга должна быть заверена непосредственным руководителем предприятия, а не сотрудником отдела кадров или другим лицом.

Трудовая книга

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Еще почитать:  Как подать на алименты в браке какие документы нужны

Нужно ли как-то обосновывать то, что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек

В ходе проверки выяснилось с 2008 по 2009 г. книга учета движения трудовых книжек велась по неустановленной форме.

Книга велась в тетрадке, все нужные графы есть, но они расположены в произвольном порядке (не соответствуют Приложению 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 № 69), кроме того книга: не прошита не пронумерована не омломбирована , не заверена подписью руководителя и в ней остались пустые страницы. С 2010 г.

организация ведет новую книгу учета движения трудовых книжек (в нее работник отдела кадров переписал всех работников из старой книги).

Вопрос: Что делать с первой книгой учета движения трудовых книжек, оформленной по неустановленной форме? Можно ли ее прошить, пронумеровать, сделать опись листов, поставить пломбу, заверить новому руководителю и поставить актуальную дату ? Нужно ли как-то обосновывать то что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек (ведь в первой книге учета остались пустые листы).

Однако, если книга, заведенная в организации, некорректна или находится в ветхом состоянии, то ее следует по возможности привести к корректному состоянию, а если это невозможно, то заведенную книгу следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Например, «В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 (сто) трудовых книжек. Вследствие того, что этот журнал ведется некорректно, то он подлежит закрытию» Дата. Подпись. Печать. На остальных пустых страницах можно ставить букву «z».

В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек

В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек. Неверно были внесены записи, исправить которые не представляется возможным. Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек (весь порядок действий), чтобы в случае проведения проверки контролирующих органов не было претензий по этому моменту?

Еще почитать:  Кто имеет право получать социальную стипендию в 2021 году

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов ведение указанной книги должно осуществляться по форме, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. При этом она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Книга учета движения трудовых книжек

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.
О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: