Как вести таблицу учета и расхода своего магазина

Содержание
  1. Шаблон таблицы управленческого учёта и инструкция — Финансы на vc.ru
  2. О шаблоне
  3. 1. Области учета
  4. 2. Области отчетности
  5. Учёт проектов
  6. Учёт финансов
  7. Отчёт о движении денег
  8. Отчёт по финансам проектов
  9. Отчёт по выплатам контрагентам и сотрудникам
  10. Отчёт о прибылях и убытках (P&L)
  11. Пора поделиться шаблоном таблицы
  12. Как вести учет товара в магазине вручную: учимся на чужих ошибках
  13. Особенности номенклатуры
  14. Частые повторения в справочнике
  15. Коллекции в непродуктовой рознице
  16. Отрицательные остатки
  17. Точный порядок документов
  18. Подбор персонала
  19. Как вести учет товара вручную без проблем
  20. Учет товаров: как исключить воровство и увеличить прибыль
  21. Что такое учет товара
  22. Зачем вести учет в магазине
  23. Учет товаров при приемке
  24. Учет цен на товары
  25. Учет работы продавцов
  26. Учет возврата товара
  27. Учет списания товаров
  28. Что нужно знать об учете товаров
  29. Учет товаров в розничной торговле
  30. 1. Оприходуйте весь товар на СКЛАД
  31. 2. Выпишите товар для 1 СМЕНЫ
  32. 3. Переместите товар на 1 СМЕНУ нажав клавиши {F12}
  33. 4. Повторите пункты 2, 3 за каждый день работы 1 СМЕНЫ
  34. 5. После передачи остатков, выпишите товар в одну расходную накладную для передачи на СМЕНУ 2 и переместите по {F12}
  35. 6. Остальной товар надо выписать в другую накладную, для этого нажмите {Insert} и {Ctrl}+{F10}. Эта накладная – продажа 1 СМЕНЫ за время смены
  36. 7. Повторите пункты 1-6 для СМЕНЫ 2
  37. Как вести учет товара в розничной торговле? – Всё об индивидуальном предпринимательстве
  38. Бух или не бух — вот в чем вопрос! или Стоит ли ждать от бухгалтера ведения учета товара?
  39. Один пишем, два в уме или Способы ведения учета товаров в розничной торговле
  40. Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом или Учет с расчетом на будущее
  41. Как вести учёт товара и продаж в магазине
  42. Суммовой и аналитический товарный учёт в розничном магазине
  43. Как вести учет в магазине:  Excel или программа для учёта?
  44. Как вести учёт продаж в магазине вручную

Шаблон таблицы управленческого учёта и инструкция — Финансы на vc.ru

Как вести таблицу учета и расхода своего магазина

Полноценная модель учёта финансов проектных компаний. Простая таблица, где обычными формулами строятся отчёты на основе учётной информации.

Делимся моделью, в которой организован учет в helpexcel.pro. Мы создали таблицу на основе выдержки из нескольких успешных работ. Таблица подойдёт для компаний с проектной деятельностью.

О шаблоне

Таблица состоит из двух основных элементов.

1. Области учета

  • Лист для ведения параметров проектов.
  • Лист учёта финансов.

2. Области отчетности

  • Отчет о движении денег.
  • Отчет по финансам проектов.
  • Отчет о прибылях и убытках (расходы формируются кассовым методом).
  • Отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам.

Ссылка на таблицу в конце статьи. Рекомендуем прочесть до конца, чтобы не сделать ошибок при настройке и правильно понять суть.

Учёт проектов

На данном листе ведём проектный учёт. Это наименования проектов, статусы работы.

Ячейки фиолетового цвета записывает пользователь. Серые считаются формулами и выводят сводные данные.

При необходимости вы можете добавить нужные вам столбцы для ввода параметров проектов. На вычисления это не повлияет и ничего не сломается.

Учёт финансов

Лист предназначен для записи приходных и расходных операций. Он является источником информации для построения отчётов. Поля листа, необходимые для каждого из отчётов, будут описаны ниже.

Значения выпадающих списков регулируются на листе «Справочник».

Отчёт о движении денег

Отчёт формируется на листе “Cash Flow”. В выпадающих списках над отчётом можно определить год и проект, в разрезе которого он выводится. Если поле для выбора проекта пустое, отчет строится по всем проектам и компании в целом.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

  • Дата операции.
  • Статья ДДС.
  • Сумма.

Статьи отчета определяются выбором из выпадающего списка в форме отчёта. Предварительно должны быть введены статьи ДДС на лист справочника.

Поля «Дата начисления», «Проект», «Сотрудник/контрагент» заполняются при необходимости.

Отчёт по финансам проектов

Лист “Cash Flow проектов” является производным от отчета о движении денег. Для каждого проекта выводятся сводные поступления и расходы.

На листе предусмотрено десять мини-форм. Одна форма — один проект. Проект выбирается в выпадающем списке левого верхнего угла формы отчета.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

  • Дата операции.
  • Статья ДДС.
  • Сумма.
  • Проект.

Отчёт по выплатам контрагентам и сотрудникам

Нужен для того, чтобы в динамике видеть суммы выплат по составляющим себестоимости услуг.

Наименования контрагентов и фамилии сотрудников в форме отчётов являются выпадающими списками в поле «Сотрудник/контрагент» листа «Учёт финансов».

То есть чтобы получить правильный справочник на листе учета финансов, нужно заполнить столбец В отчета по выплатам сотрудникам и контрагентам.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

  • Дата операции.
  • Сотрудник/контрагент
  • Сумма.

Отчёт о прибылях и убытках (P&L)

Он сделан по методологии, рассчитанной именно под наши процессы. Мы руководствовались принципом минимизации пользовательских действий. Отчет строится кассовым методом.

Мы выделяем несколько составляющих расчета прибыли, которые связаны со статьями ДДС в справочнике.

В заданный период отчета информация попадает по дате начисления, которую указывает пользователь на листе учета финансов.

Например, мы в ноябре выдали заработную плату, начисленную в октябре. Тогда дату операции указываем текущую, а дату начисления октябрь. В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в октябре.

Если не указывать дату начисления, то формулы автоматически приравнивают ее к дате операции. Пользователь может поменять дату в любой момент.

Выручка считается только по поступлениям с галочкой в поле «Акт подписан» листе учета финансов.

Пора поделиться шаблоном таблицы

Чтобы увидеть ее полную функциональность, создайте копию, в меню: Файл → Создать копию.

Учет финансов v2 (создай копию)

Проекты Дата начала,Дата…

docs.google.com

Вопросы по настройке, конструктивную критику и пожелания пишите в комментарии.

Отвечу каждому и помогу разобраться с адаптацией шаблона.

Источник: https://vc.ru/finance/93020-shablon-tablicy-upravlencheskogo-ucheta-i-instrukciya

Как вести учет товара в магазине вручную: учимся на чужих ошибках

Как вести таблицу учета и расхода своего магазина

Розничный учет – это сложное дело, которое требует последовательных и продуманных действий. Здесь нельзя полагаться на собственные знания и умения. Любая ошибка может стоить больших денег. Каждый год многие владельцы магазинов сталкиваются с разного рода проблемами.

Их трудности всегда основаны на одном и том же. Почему же так сложно переступить этот порог и начать действовать правильно? Чтобы знать, как вести учет товара в магазине вручную, нужно детально изучить этот вопрос и обезопасить себя от возможных тупиков.

Ведь всегда лучше уделить немного внимания на чужие ошибки, чтобы потом не допускать собственных.

Особенности номенклатуры

Давайте перейдем к одному из наиболее важных и запутанных вопросов. Именно в номенклатуре часто допускаются серьезные ошибки из-за непонимания. Каждый товар и каждый поставщик должны быть выделены в документации отдельно.

Но многие операторы заводят декларации по поставщикам, что ведет к формированию многих папок с одинаковыми названиями. Если магазин работает активно и быстро разрастается, то этот момент стоит продумать сразу.

Потом будет намного сложнее разобраться в последовательности и точности данных.

Кроме того, некорректная приводит к тому, что одна папка может быть представлена в разных отделах. В итоге владелец магазина не может получить нужную информацию и проанализировать ситуацию.

Еще один неприятный момент – это проблематика в изучении прошлых периодов работы магазина. Например, вы перестали закупать один из видов товаров у поставщика, то его могут перенести в другую папку.

Это также собьет всю систему.

Полезный совет!

Вести учет товаров в магазине стоит только по фактическим поставкам товара. Справочник нужно разбивать на категории. Если вы заметили дубли позиций, то стоит обратить на это особое внимание и устранить неполадку.

Частые повторения в справочнике

Справочник – это важный документ, в котором отражена жизнь всего магазина. Все записи должны быть точными и последовательными. Но есть случаи, когда даже специалисты сталкиваются с дубликатами записей. Почему же появляются дубли:

  • не записывается штрих-код возле каждого товара;
  • большое количество весовых товаров;
  • товар пришел без штрих-кода;
  • старый товар был с новым штрих-кодом.

Проблема здесь заключается в том, что сложно найти определенный товар. Когда человек долго его ищет и не находит, то он вписывает его заново. Так появляется вторая позиция, которой быть не должно. Все это приводит к хаосу, сбивает данные, нарушает расчеты.

Полезный совет!

Когда было обнаружено большое количество дублей, стоит выделить время на исправление ошибок. Нужно пересмотреть архив, удалить ненужные позиции, все заново пересчитать. Конечно, эта работа не из легких, но без нее сложно рассчитывать на положительный результат и хороший доход.

Также есть дельные советы о том, как можно избежать этих дублей и сохранить свое время и силы:

  1. Вводить товар нужно вручную только один раз. Потом вы будете пробивать его через штрих-ход.
  2. Операторы, которые занимаются вводом товара вручную, не должны заниматься корректировкой справочника. Им нельзя позволять удалять дубли. Ведь вводом могут занимать десятки людей на протяжении долгого времени. Для корректировок стоит нанимать настоящих профессионалов, которые будут убирать только лишнее и смогут найти причину дублей.
  3. При поставке товара нужно заносить всю информацию о нем в первоначальном виде и не изменять ее потом. Лучше пользоваться данными поставщиков. Они всегда имеют много отличий, так что не будет путаницы.

Коллекции в непродуктовой рознице

Речь идет о магазинах обуви или одежды. Там процесс учета товаров построен на коллекциях. За время работы магазин работает со многими производителями, которые стараются каждый сезон порадовать своих покупателей чем-то новым.

Здесь дубли вполне привычная ситуация. Каждый год магазин продает женскую, мужскую и детскую одежду. Названия отделов будут одинаковыми. Но нужно потратить больше времени и к каждому товару указать название коллекции. Это необходимо для итоговых подсчетов. Если не позаботиться об этом, то потом будет сложно понять, сколько кофточек было продано с той или иной группы.

Отрицательные остатки

Чаще всего причиной отрицательных недостатков является необразованность человека, который не знает, как вести учет товара. Он не только позволяет себе пользоваться подобными остатками, считая, что магазин не дает прибыли, но и неграмотно обращается с расходными документами. Их ликвидация приводит к тому, что «минут» только увеличивается, хотя, на самом деле, ситуация совсем другая.

Последствия печальны. Нельзя узнать реальную сумму выручки или установить правильную наценку на товар. Инвентаризацию провести не получится. Также некоторые товары продолжают существовать в списках, но в магазине их давно нет. Покупатели будут идти за нужной вещью, а потом разочаруются в ее отсутствии.

Полезный совет!

Необходимо запретить отрицательные остатки. Они часто приводят к хаосу. К ним нужно обращаться только в крайнем случае. В ассортименте магазина не должно быть дыр и пробелов.

Точный порядок документов

Одним из главных правил, если вы ведете вручную все учеты, это правильный порядок документов. Последовательность должна основываться на хронологии. Если хотя бы несколько бумаг будут переложены, то собьется все отчетность.

Единственным решением здесь является пересмотр всех документов, с которыми работали и проводили коррекцию. Чтобы проблем было меньше, стоит проводить анализ как можно чаще. Просмотрев все данные и убедившись в их верности, нужно пометить, что до этого времени все документы в полном порядке. При возникновении проблемы не нужно будет копаться в большом объеме материала.

Работа по поиску ошибок занимает много времени. Она требует профессионального подхода, так как не каждый может легко вникнуть в суть вопроса и увидеть белые пятна. Но редко получается замять подобные минусы. Дело в том, что пока будет проходить полный переучет, вся система все равно не станет на прежнее место. В конце обязательно будут недочеты. Важно, чтобы их было как можно меньше.

Полезный совет! Нужно запретить корректировку документов, особенно архивов, всем сотрудникам магазина. Доступ к подобным действиям должен быть только у нескольких людей, которые занимаются именно этим направлением и не будут создавать лишних проблем.

Подбор персонала

Набор персонала – это такая важная часть работы магазина, как и все остальное. От честности каждого человека зависит репутация предприятия. Сегодня довольно часто стали заниматься мошенничеством, используя штрих-коды. Продавцы переклеивают код с дорогого товара на дешевый.

Покупатель переплачивает, а остаток получают грабители. Конечно, магазин получает свои деньги в полном объеме, но подобные вещи портят учет магазина. А если кто-то поймет подобные махинации и пустить информацию широкой огласке, то будет сложно потом справиться с мнением общества.

Чтобы обезопасить себя от таких проблем, нужно воспользоваться видеокамерами. А для инвентаризации приглашать других специалистов. Товарному магазину всегда нужны только честные сотрудники.

Как вести учет товара вручную без проблем

Этот вопрос волнует каждого владельца магазина. Основным правилом здесь всегда остается честность, качество и внимательность. Давайте обратим внимание на моменты, которые помогут учиться на чужих ошибках:

  1. Номенклатура и штрих-коды должны быть всегда на своем месте. Только специалисты должны что-то изменять и корректировать. Нельзя удалять дублирующиеся папки по своему усмотрению.
  2. Никаких отрицательных остатков. Они должны быть выключены, так как часто приводят к крайне негативным последствиям.
  3. Хронология документов должны соблюдаться всеми сотрудниками, которые за нее отвечают.
  4. Ревизии нужно проводить как можно чаще, привлекая со стороны специалистов этого направления.
  5. Постоянное изучение учетной системы, поиск новой информации на эту тему, развитие собственных навыков и умений.

Источник: https://biznesluxe.ru/works/kak-vesti-uchet-tovara-v-magazine-vruchnuyu-uchimsya-na-chuzhix-oshibkax/

Учет товаров: как исключить воровство и увеличить прибыль

Как вести таблицу учета и расхода своего магазина

Владельцы магазинов теряют доход из-за ошибок персонала и контрагентов. Поставщик привозит меньше, чем заказали. Продукты доставляют поздно — срок годности выходит быстрее, чем их успевают купить.

Кассир случайно обвешивает покупателя или нарочно присваивает выручку. Контролировать процесс на каждом этапе помогает учет товаров.

Рассказываем, как исключить воровство, сократить расходы и увеличить доходы с помощью сервиса учета.

Магазин ведет учет на всех этапах:

  • Приемка
  • Назначение цены
  • Продажа
  • Работа кассиров
  • Возврат
  • Списание

Что такое учет товара

Учет помогает отслеживать операции с товаром в магазине и на складе: поступления, хранение, продажи.

Предприниматели фиксируют информацию на каждом этапе:

  • когда товар поступил по накладной от поставщика,
  • сколько заплатили поставщику,
  • как перемещали между складами и магазинами,
  • когда продали на кассе,
  • какую выручку и прибыль получили,
  • сколько налогов должны государству.

Владелец единственного ларька обычно ведет учет в тетради, небольшого магазина — в Excel или облачном сервисе, супермаркета или сети магазинов — в товароучетной системе вроде 1С. Мы расскажем об учете на примере облачного сервиса для небольшого магазина, использующего онлайн-кассы.

Пользователь Дримкас Учета принимает товар по накладной, заводит в базу и назначает розничную цену. Кассир продает товар на кассе. Сервис показывает выручку, прибыль и маржу

Зачем вести учет в магазине

Цель учета товаров — повысить эффективность бизнеса. Для этого владелец магазина анализирует каждый этап от поставки до продажи и принимает решения: какие товары и когда заказать, с какими поставщиками работать, как лучше организовать приемку, кого из сотрудников уволить или лишить премии. Все это помогает сокращать расходы и увеличивать доход.

Бонус: учет готовит предпринимателя к новому бизнес-процессу — работе с маркированными товарами. Новый процесс нужно освоить и обучить сотрудников. Когда магазин внедряет учет, ему уже не нужно менять текущие процессы, чтобы продавать сигареты, одежду, обувь и другие товары с кодами маркировки.

Минимизировать воровство. Учет помогает определить сотрудников, которые теряют и воруют товары. Когда в магазине недостача, владелец сразу видит причины. Кассир авторизуется в начале смены, а в конце видно, сколько он продал и по каким ценам. Результаты можно сравнить с работой других кассиров, найти проблему и возместить убытки.

Систематизировать закупки. В мелком ларьке владелец смотрит на полки и записывает в тетрадь, какие товары заказать, — это тоже учет. В магазине с тысячей товаров тетрадью не обойтись. С помощью сервиса учета предприниматель контролирует остатки и точно знает, когда заказывать новые товары.

Не «замораживать» деньги на складе. Когда владелец магазина знает, что и когда закупать, товар не залеживается на складе. Поставщик привозит товары в нужном объеме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ. Оборотные средства работают, их не «замораживают» в виде товаров на складе.

Сократить персонал. Магазин нанимает сотрудников, чтобы вести учет в тетради или держать всё в голове. Это лишний персонал: кладовщик, товаровед, управляющий.

С сервисом учета можно обойтись без этих работников. В системе просто следить за остатками, контролировать работу кассиров и устанавливать цены.

Нагрузка на бухгалтера тоже снижается: он может выгрузить из сервиса документы с подробными отчетами.

Сократить расходы. Магазин не тратит лишних денег, когда нет воровства, лишних расходов на сотрудников и несвоевременных поставок. Учет дополнительно помогает проанализировать закупки и выбирать поставщиков с лучшими ценами. Владельцу доступна история закупок. Поставщик предлагает цену меньше — прибыль выше.

Подготовиться к маркировке. В России стартовала обязательная маркировка товаров, поставщики уже привозят сигареты с кодами Data Matrix. Процесс учета похож на работу с маркированными товарами: магазин принимает товары по коду — ставит на баланс, продает — списывает с баланса. Если в магазине налажен учет, работу с маркированными товарами отдельно выстраивать не придется.

Учет товара в Кабинете ДримкасМагазин принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета. Дальше можно установить цену, скидку и напечатать ценники. Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.

Учет товаров при приемке

Учет помогает на основных этапах приемки. Чтобы заказать нужные товары, предприниматель смотрит остатки. Когда принимает товары у поставщика — заносит данные из накладной. После этого с товаром можно работать в сервисе учета: устанавливать цену, перемещать со склада в магазин, проводить акции. При продаже и оформлении возврата данные тоже попадают в сервис учета.

Заказ. Предприниматель видит в программе, каких товаров нет или осталось мало, и заказывает нужные. На складе будут только востребованные товары.

Приемка. Сотрудник магазина сверяет товары с накладной. Если всё верно, подписывает накладную и заносит товары в сервис учета. Это проще делать с помощью сканера штрихкодов. Напротив каждого товара сотрудник выставляет количество. Товары автоматически загружаются на кассу.

Перемещение. В сервисе учета товары перемещают между складом и отделами магазина. Владелец магазина точно знает, что есть в наличии и где находится.

Владелец магазина «Продукты 24» смотрит остатки товаров в сервисе и заказывает поставщику недостающие. Привозят молоко, хлеб и яйца. Работник магазина осматривает груз и проверяет по накладной, сканирует товары и заносит в систему. На сервисе видно, какой товар в наличии и в каком отделе.

Учет цен на товары

Магазин учитывает две главных цены — закупочную и розничную. При приемке сотрудники фиксируют стоимость товара у поставщика, позднее добавляют розничную цену. Иногда магазин устраивает акции, чтобы продать товар быстрее. Например, снижает наценку на товар.

Цена поставщика. При приемке сотрудник магазина заносит в сервис учета товары, их количество и цену поставщика. Это нужно, чтобы отслеживать стоимость закупки и вовремя менять поставщиков.

Назначение розничной цены. Перед выкладкой на витрину сотрудник магазина назначает товару розничную цену. Для этого используют наценку, например в 20%, или указывают цену для каждого товара вручную.

Раньше в магазинах работали товароведы. Они брали товары со склада, укладывали в корзину, потом по очереди доставали, сканировали, записывали количество и клали в другую корзину. Только потом товар выкладывали на витрину. С учетом все это не нужно.

Акция. Иногда на товар снижают наценку. Например, у молока в тетрапаке выходит срок годности — наценку меняют с 20% до 5%, чтобы продать быстрее.

Работник универсама «Удача» принимает газировку, вводит количество бутылок и цены из накладной. Наценка для газировки стандартная — 25%. В карточке каждого товара на сервисе учета видно историю закупок: когда, у кого и по какой цене. Владелец универсама следит за ценами и меняет поставщиков, чтобы увеличить прибыль.

Дримкас Учет хранит историю цен поставщиков для каждого товара

Когда сотрудник магазина назначил товарам розничные цены, он печатает ценники и выкладывает в торговый зал. Учет помогает синхронизировать цену на кассе и в ценнике. Так магазин избегает ошибок, недовольства покупателей и штрафов.

Ценники. Магазин печатает ценники после добавления розничной цены. Важно, чтобы они совпадали с информацией на кассе. Иначе предприниматель столкнется с недовольством покупателей и штрафами. Учет помогает загрузить новые цены на кассы и исключить расхождения.

Продажа. При продаже товар вычитается из остатков, а стоимость проданных товаров добавляется к выручке. На основе оптовой и розничной цен программа рассчитывает прибыль и маржу.

Минимаркет хорошо отработал выкладку и продажу товаров. Сначала товарам назначают розничную цену в сервисе учета, эти данные автоматически загружаются на кассу, и только тогда сотрудники печатают новые ценники. Цены всегда актуальны, в магазине не бывает конфликтов с покупателями из-за ценников.

Учет работы продавцов

Чтобы уменьшить расходы, предприниматель контролирует работу продавцов. Кассиры ошибаются в суммах, забывают взять деньги, иногда обвешивают покупателей и присваивают выручку. С учетом владелец магазина знает, какой кассир работает недобросовестно, и требует возмещения убытков.

Смены. Кассир авторизуется на кассе в начале смены — выбирает свое имя из списка. Учет собирает статистику работы сотрудника.

Анализ работы. Владелец магазина видит в сервисе учета, сколько купили товаров в этот день, по какой и цене и что еще осталось. Если выручки или товаров на складе не хватает, легко увидеть, в чью смену образовалась недостача.

Санкции. Хороший руководитель опирается на факты, когда решает наказать сотрудников за ошибки. У него на руках отчеты за работу по сменам: выручка, прибыль и количество проданных товаров. На этом основании можно предъявить претензии, сделать выговор и вычесть недостачу из зарплаты.

В магазине продают мясо. Продавец Мария берет курицу, взвешивает ее — весы печатают этикетку. Мария считывает этикету сканером и печатает чек. Данные о продаже попадают в сервис учета. Воровство исключено. Если к весам прикрепить гирьку и обвешивать покупателей — вес товара при приемке и при продаже не совпадет. Владелец магазина увидит махинации.

Учет возврата товара

Когда покупатель возвращает товар, кассир пробивает чек возврата и отдает деньги. Операция попадает в сервис учета: к остаткам прибавляется количество товаров, которые вернули.

Возврат на кассе. Кассир может забрать не подходящий товар и выдать покупателю деньги. Если покупатель платил наличными и возвращает товар в день покупки — из денежного ящика. Если платил картой — продавец отменяет безналичную транзакцию. Если товар возвращают в другой день, нужно отправить деньги обратно на карту.

Документы. Возврат подкрепляют документами: кассовым и товарными чеками, заявлением от покупателя с причинами. Документы на возврат помогут бухгалтеру возместить НДС или уменьшить доход, если организация работает на упрощенке.

Возврат на баланс. Сервис учета синхронизируется с кассой, товар автоматически возвращается на баланс. В остатках количество увеличится.

Девушка вернула в магазин одежды платье, которое не подошло. По закону у нее было 14 дней на возврат, она уложилась в срок. Продавец берет чек и дает форму заявления на возврат. С этими документами он печатает чек возврата. Сервис учета автоматически добавляет товар в остатки.

Учет списания товаров

Магазин списывает товар, когда его нельзя продать: потерялся, испортился, у него вышел срок годности. Учет помогает выявить недостачу и актуализировать остатки.

Инвентаризация. Чтобы точно знать остатки, магазин проводит инвентаризацию. Ответственный сотрудник выгружает из сервиса учета файл, печатает и сравнивает с реальным количеством товаров. Товаров оказалось меньше — это недостача. Общее количество верное, но одних товаров не достает, а других слишком много — это пересортица.

Документы. Недостачу или пересортицу нужно зафиксировать актом и указать причины.

Снятие с баланса. Реальные остатки в магазине сотрудник актуализирует с сервисом учета — выгружают текущие и загружают фактические.

У кефира в молочном отделе вышел срок годности. В конце смены работники магазина проводят инвентаризацию и списывают товар — оформляют акт. На сервис учета загружают фактические остатки.

Что нужно знать об учете товаров

  1. В сервис учета заносят данные на каждом этапе: приемка, назначение розничной цены, продажа, возврат и списание.
  2. Учет помогает отследить движение товаров от поставщика до конечного потребителя и контролировать остатки на складе.
  3. Сервис повышает эффективность бизнеса: с ним магазин исключает воровство кассиров, систематизирует закупки, не «замораживает» деньги на складе.
  4. С учетом магазину не нужен кладовщик, товаровед и управляющий. Бухгалтер получает готовые отчеты и тратит меньше времени.
  5. Учет товаров похож на работу с маркированной продукцией. Магазин внедрил учет — значит, готов к обязательной маркировке.

Учет товаров без бухгалтерских программ Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж. Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.

Источник: https://dreamkas.ru/blog/uchet-tovarov/

Учет товаров в розничной торговле

Как вести таблицу учета и расхода своего магазина

Как организовать учет товаров в розничной торговле? Вопрос, который интересует многих владельцев бизнеса.

Когда кто-то только-только задумывается об открытии своего дела, будь то простой магазин продуктов или канцелярских товаров, мастерская с продажей автозапчастей или кондитерская, онлайн-магазин или супермаркет самообслуживания, ему, наверное, не сразу приходит в голову, «А как же я буду вести учет товаров (продаж/оказанных услуг/расходов и т.п.)?»

На самом деле, даже многие успешные предприниматели действуют, как говорится, «по-старинке» — используют для учета «тетрадку и ручку». Многие, пришедшие на данный сайт, пока именно так и организовали свою работу.

Однако, рано или поздно, каждый хозяин сталкивается с одной из следующих проблем: «потеря товара», недостача, расхождение в суммах прихода-расхода и т.д.

После возникновения подобных случаев, рано или поздно, начинаешь задумываться о более надежных вещах, таких как использование современных программных продуктов, предназначенных для учета товара в торговле.

Вместе с тем, к сожалению, многие и в принципе не понимают (а зачастую, просто не хотят понимать — ссылаются на занятость, семью, детей, увлечения, вечное «нет времени») суть самого процесса — учета товаров в розничной торговле. При этом неосознанно наносят материальный и финансовый ущерб как себе, так и своему бизнесу.

Основы торгового учета — не тема данной статьи (однако в любом случае, на нашем сайте вы можете прочитать про общие принципы учета товара в торговле). Здесь вы сможете найти информацию о том, как можно использовать простой, но одновременно функциональный инструмент для учета товара в розничной торговле — складскую программу «Лайт-учёт».

Причем речь пойдет о варианте, когда владелец лично ведет учет товаров на домашнем компьютере.

Прочитать статью про основы торгового учёта

Итак, еще раз. Если ВЫ торгуете сразу с компьютера, то есть, сперва, отписали товар, потом выдали, то эта статья не для ВАС.

В данной статье обсуждается — как организовать учет в торговле, например, продуктами или вещами, когда мы не можем использовать компьютер в реальном времени. Компьютер стоит у нас дома.

А мы хотим вывести результат по магазину, есть недостача или нет, какой товар лучше продается, сколько мы заработали.

Отметим, что учет, в данном случае, можно вести двумя способами — суммовым и потоварным (или аналитическим). Но результат выводится всегда только путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Мы никогда не знаем сколько и что мы продали, мы знаем сколько ОСТАЛОСЬ!

Суммовой, как следует из названия, ведется по сумме документов. Все очень просто, можно даже обойтись без компьютера, а воспользоваться тетрадкой и калькулятором. Закупили товар, расценили, посчитали приход товара по цене продажи, записали в плюс. Забрали выручку из магазина, записали в минус:

«ПРИХОД» — «ВЫРУЧКА» = «ОСТАТОК расчетный».

Если подробнее, то так:

«ОСТАТОК начальный»
+«ПРИХОД товара»
+«ВОЗВРАТ от покупателей»
+«НАЦЕНКА товара»
«УЦЕНКА товара или скидки покупателям»
«СПИСАНИЕ товара»
«ВОЗВРАТ поставщику»
«ВЫРУЧКА чистая»
«ЗАТРАТЫ произведённые из кассы магазина»
=«ОСТАТОК конечный, он же расчетный»

Сделали ревизию, посчитали недостачу:

«ОСТАТОК расчетный» — «ОСТАТОК фактический» = «НЕДОСТАЧА».

Недостатки суммового способа:

  • и самый главный — так как мы оперируем суммами, то мы не видим товара, который за этими суммами скрывается, то есть анализ по товару невозможен;
  • мы не можем оценить точную прибыль, только среднюю.
  • ошибки калькуляции — ну плохой у нас калькулятор — три раза считали, и каждый раз суммы разные! :)
  • при большом ассортименте очень трудно отслеживать правильность цены товара для учета, поступил товар в подотчет по 30 рублей, а при ревизии считаем по 60 рублей, попробуй догони! :(
  • сложно отслеживать ПОДСТАВНОЙ товар — кто из вас больше продает — ВЫ или ваш работник.

Всех этих недостатков лишен потоварный (аналитический) способ, при этом он почти такой же ЛЕГКИЙ. Особенно при использовании простой и наглядной складской программы «Лайт-учет»! Рассмотрим эту схему более подробно. Основные формулы такие: «ПРИХОД» — «ОСТАТОК» = «ПРОДАНО»,

«ПРОДАНО» — «ВЫРУЧКА» = «НЕДОСТАЧА».

1. Оприходуйте весь товар на СКЛАД

Даже если у ВАС нет склада создайте три. Пункт меню «Справочники», «Склады». Например, назовите их «Центральный», «Хлебный отдел 1 смена» и «Хлебный отдел 2 смена». Оприходуйте все накладные по документам на «Центральный». Нормально оприходуйте, то есть с закупочными и продажными (учетными) ценами, поставщиками и оплатой.

Склад «Центральный» служит для учета по поставщикам, общая (наша) касса, наш банковский рассчетный счет. Вообщем это «наш» виртуальный или условный склад.

Остаток на нем может и не быть, даже лучше если их не будет — проще разбираться! Весь оприходованный товар мы должны отписать подотчетным лицам! Например, сейчас работает «смена 1».

2. Выпишите товар для 1 СМЕНЫ

Просто заходим в расходные накладные «Центрального» склада и выписываем товар в одну накладную для получателя «Хлебный отдел 1 смена».

3. Переместите товар на 1 СМЕНУ нажав клавиши {F12}

В результате этой операции на складе 1 смены программой будет создана соответствующая приходная накладная и в остатках появится товар по учетным ценам.

4. Повторите пункты 2, 3 за каждый день работы 1 СМЕНЫ

Товар копится, копится и копится в остатках склада 1 смены. Сумма остатков соответствует сумме всего выданного в подотчет товара.

Причем учет четко ведется по количеству и учетным ценам! Цены не усредняются, как во многим программах, не используется метод последней или первой цены.

В нашей программе все четко — пока ВЫ сами не переоцените товар — он будет числится в подотчете по цене по которой он поступил! ВЫ хозяин учета, а не программа.

5. После передачи остатков, выпишите товар в одну расходную накладную для передачи на СМЕНУ 2 и переместите по {F12}

Для передачи остатков ВЫ используете инвентаризационную ведомость. Выберите склад 1 смены, пункт меню «Операции», «Остатки», {F4} — «акт инвентаризации».

В результате подсчета и заполнения ведомости мы получим документ передачи остатков — 1 смена передает товар 2 смене! Даже если у ВАС нет смен, работник передает остатки сам себе! Технология работы в программе не меняется! Таким образом, мы оформляем документ о передачи товара как РАСХОДНУЮ накладную, выписанную на складе сдающей смены и перемещаем товар на склад принимающей смены. Всё логично и соответствует фактически производимым действиям при учёте.

6. Остальной товар надо выписать в другую накладную, для этого нажмите {Insert} и {Ctrl}+{F10}. Эта накладная – продажа 1 СМЕНЫ за время смены

Всё что не в остатках, то продано. Получилась вторая РАСХОДНАЯ накладная, сумма которой соответствует проданному товару. Остается только оплатить эту накладную и вывести кассовый отчет по складу 1 смены, где заранее, каждый день мы записывали сколько выручки мы сняли с магазина.

Разница между суммой оплаченной накладной и выручкой в итоге дает нам недостачу, которую мы списываем на продавца. Оплаченная расходная накладная позволяет расчитать прибыль и провести анализ продаж по группам и конкретным товарам. В результате на складе 1-ой смены в остатках должно быть пусто — весь товар либо продан, либо перемещен на 2-ю смену.

В кассе 1-ой смены тоже пусто — все деньги либо сданы в виде выручки, либо списаны на недостачу продавцу.

7. Повторите пункты 1-6 для СМЕНЫ 2

Схема повторяется, только теперь мы перемещаем товар на склад 2-ой смены. И так по кругу. Смена меняется каждую ревизию. Так часто, как нужно ВАМ. Одни это делают каждую неделю, а кто-то раз в полгода. Технология учета в программе от этого не меняется. Чем чаще, тем точнее анализ по товару, но все зависит от ВАС!

Обратите внимание, что количество отделов и магазинов роли не играет, по каждому две смены и отдельный учет! Такая схема позволяет легко производить переоценку товара, перемещать товар из отдела в отдел. В качестве отчетов используются «Отчет кладовщика» для учета по товару и «Отчет по кассе» для учета по деньгам. «Общий отчет по фирме» позволяет оценить работу всего предприятия в целом.

Источник: https://lite-uchet.ru/article3.htm

Как вести учет товара в розничной торговле? – Всё об индивидуальном предпринимательстве

Как вести таблицу учета и расхода своего магазина

Когда все волнения, связанные с открытием собственного магазина позади — ИП зарегистрирован, система налогообложения избрана, проблемы аренды улажены, поставщики определены и первые партии товара вот-вот поступят на склад — начинающий предприниматель оказывается перед, пожалуй, важнейшим вопросом для его бизнеса: как вести учет товара в магазине? В помощь руководителю небольшого предприятия розничной торговли, находящемуся в самом начале своего предпринимательского пути, и написан этот, надеемся полезный, материал.

Бух или не бух — вот в чем вопрос! или Стоит ли ждать от бухгалтера ведения учета товара?

Проще всего, имея в штате бухгалтера, отдать ему на откуп все, что касается учета и оптимистично ждать первых прибылей, пребывая в счастливом неведении относительно истинного состояния дел.

Но не таковы, в большинстве своем, наши отечественные предприниматели, прекрасно понимающие, что и ситуация на рынке требует гибких решений, и пресловутый человеческий фактор еще никто не отменял.

Для успешного старта, да и последующего развития, требуется постоянный контроль, в основе которого оперативная и достоверная информация обо всех бизнес-процессах, происходящих в фирме, и в первую очередь о движении товаров и денежных потоков.

Обеспечит ли это бухгалтер, ведущий учет и отчетность для фискальных органов, тем более что сэкономить на постоянном бухгалтере на первоначальном этапе совсем нелишне и вместо введения штатной единицы, целесообразнее привлечь приходящего специалиста или вообще отдать этот вопрос на откуп аутсорсерам? По здравому размышлению, вывод о том, что ведение оперативного учета товаров в розничной торговле ни с бухгалтерским, ни с налоговым учетом в общем-то не связано, напрашивается сам собой.

И вот здесь, на главную роль в спектакле розничных продаж назначается Ее Величество Тетрадочка или Его Сиятельство Excel. А что — дело-то по большому счету не хитрое…

Один пишем, два в уме или Способы ведения учета товаров в розничной торговле

Весь поступающий товар необходимо оприходовать на склад, другими словами — записать что, в каком количестве и по какой цене мы имеем. Далее каждая операция с данным товаром должна также быть отражена в учете, то есть записана в надежном, но легко доступном для участвующих в процессе лиц месте.

Оговоримся сразу, что для целей бухгалтерского и налогового учета каждая операция с товаром оформляется соответствующими документами — приходными и расходными накладными, кассовыми чеками или квитанциями и т.п.

Именно первичные документы послужат в дальнейшем бухгалтеру для расчетов налогов и составления отчетности, в соответствии с избранной системой налогообложения и законодательством РФ. Но, как мы уже поняли — это совсем другая история.

Итак, в самом общем виде учет товаров в розничной торговле выглядит следующим образом:

Остаток начальный (при наличии) плюс Приход, минус Расход, получаем Остаток конечный.

Однако товар — величина, образно говоря, синтетическая, то есть выражающаяся в двух величинах — количестве и сумме, что и находит свое отражение в первичных документах. И вести учет товара, соответственно, желательно было бы в обеих этих ипостасях.

То есть:

Остаток начальный (количество + сумма) плюс Приход (приход товара, возврат покупателя, оприходование на склад), минус Расход (продажа товара, возврат поставщику, списание), в результате получаем Остаток конечный в количественном и суммовом выражении.

Реализовать эту формулу на практике не так легко, как кажется на первый взгляд, учитывая большое количество позиций номенклатуры, разницу в ценах на партии одного и того же товара, скидки-уценки и прочие факторы, с трудом поддающиеся как описанию с помощью бумаги и ручки или в таблицах Excel, так и простому запоминанию.

Если совершить небольшой экскурс в прошлое, когда счеты еще успешно конкурировали с калькулятором, учет движения товаров происходил суммовым способом — товар приходовался продавцом по розничной цене и в конце дня оставалось только подсчитать и записать выручку в кассе. В конце определенного периода в процессе инвентаризации (ревизии) полученная выручка вычиталась из первоначальной суммы поступившего товара и вместе с общей стоимостью остатков должна была дать в итоге ноль либо выявить излишки или недостачу.

Никакой аналитики при данном способе ведения учета товаров не предполагалось — за суммами не было видно движение конкретного товара, оценить можно было только среднюю прибыль, да и просто посчитать большой ассортимент по правильным ценам было задачей не из легких.

К сожалению, не далеко ушедший от калькулятора для большинства начинающих пользователей Excel и в наше время верой и правдой служит малому бизнесу, неоправданно усложняя ему жизнь многостраничными таблицами с огромным количеством наименований и разнообразных, часто плохо структурируемых сведений, на выходе предлагая все тот же, слегка модифицированный суммовой учет.

Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом или Учет с расчетом на будущее

Выращивая в домашних условиях небольшое деревце, мы укореняем саженец сначала в маленьком горшочке, точно зная, что через определенный срок потребуется пересадка в новый попросторнее. С бизнесом все точно так же — открывая маленький магазинчик, где-то в глубине души каждый предприниматель имеет потаенную мечту со временем превратить его в большой, а то и развить целую сеть.

Задаваясь вопросом о том, как вести учет товаров в своем начинающем деятельность бизнесе, обязательно нужно иметь ввиду, что сегодняшняя сотня-другая наименований завтра превратится в тысячу, что помимо склада и розницы уже буквально в первые же месяцы потребуется куда-то фиксировать и поставщиков, и покупателей, и работу персонала, и желательно будет анализировать движение товаров и денежных средств в различных разрезах, оперативно, на текущий момент…

Но и громоздкие, с обширным функционалом, сложные настольные программы, типа 1С, рассчитанные в лучшем случае на средний бизнес, крепко стоящий на ногах — не выход из положения.

Чтобы выжить маленькому, недавно открывшемуся предприятию торговли нужна простая и доступная система ведения учета товаров, открывающаяся с любого компьютера, подключенного к интернету, позволяющая выполнять все торговые операции, создавать, хранить и печатать документы, а главное — предоставлять все необходимые отчеты руководителю, что называется, в любое время дня и ночи.

Сегодня рынок интернет-услуг предлагает достаточно большое количество разнообразных учетных программ, созданных специально для нужд малого бизнеса, доступ к которым осуществляется через веб-сайты за необременительную абонентскую плату. Такова, например, система онлайн-учета “Большая Птица”.

Имея привычный для пользователей настольных программ, интуитивно понятный интерфейс, она позволяет без особых усилий вести учет товаров в рознице, создавать необходимую документацию, печатать ценники и этикетки, пользоваться сканером штрих-кодов.

Кроме того, программа поддерживает многопользовательский режим с разграничением ролей и снабжена специальным интерфейсом продавца, позволяющим оптимизировать процесс продаж и контролировать работу персонала.

В системе реализованы гибкая настройка цен, создание и обновление прайс-листов, а главное — многочисленные и разнообразные аналитические отчеты, оперативные и наглядные, позволяющие руководителю не только отслеживать текущее положение дел, но и прогнозировать дальнейшее развитие.

Разработчики “Большой Птицы” изначально строили систему, исходя из потребностей малого бизнеса.

Специально для тех, кто находится в начале своего предпринимательского пути в системе есть бесплатный тариф “Колибри”, позволяющий развивать маленький бизнес в пределах одного склада и тысячи наименований товаров, чтобы когда-нибудь, в обозримом будущем, перейти на новый уровень в рамках тарифа “Альбатрос” — вести неограниченное количество складов, партнеров, наименований товаров, а может быть даже и несколько фирм, да хоть целую торговую сеть! С “Большой Птицей” у вас не возникнет больше вопрос: “Как вести учет товаров в рознице?” — вы будете думать о том, как наиболее эффективно развивать свой бизнес!

Маргарита Павлюченко — контент-редактор проекта “Большая Птица” — система онлайн-учёта для бизнеса, эксперт Центра разработки программных продуктов ООО «Этерон».

Источник: https://indivip.ru/sovety/kak-vesti-uchet-tovara-v-roznichnoj-torgovle.html

Как вести учёт товара и продаж в магазине

Как вести таблицу учета и расхода своего магазина

Мы шесть лет общаемся с владельцами магазинов. По нашему опыту, вести учёт в маленьком розничном магазине не так уж и сложно: нужен лишь контроль и оперативное обновление информации о бизнес-процессах. В конце материала вы увидите инструкцию, которая поможет вести учёт товаров в магазине за четыре шага.

Суммовой и аналитический товарный учёт в розничном магазине

Суммовой способ учёта продаж позволит следить за суммой движений денег. Вести суммовой учёт можно в тетради или в таблице Excel. Способ позволит следить за работой магазина по периодам.

Запишите в первый столбик расходы за период, во втором фиксируйте данные о продажах. В третий пойдёт сумма приходов — выручка.

В четвёртом столбце по формуле «выручка минус расходы» вы рассчитаете прибыль.

Суммовой способ учёта товаров подойдёт на старте, если ассортимент и объёмы продаж невелики. Минус способа в том, что вы увидите только общую информацию о доходах и расходах, но не увидите, какой товар принёс больше прибыли, какая статья расходов тормозит развитие, как меняется прибыль в зависимости от сезона.

Аналитический способ учёта продаж подойдёт, если важно не только видеть прибыль, но и представлять, как влиять на эффективность компании. В этом поможет разделение учета на товары: фиксируйте расходы на закупки и приходы от продаж по товарам и магазинам.

В конце периода вы увидите, какой товар показал наивысшую маржинальность и принёс больше прибыли.

Если вы усложните аналитику и будете фиксировать не только продажи товаров, но и магазин, сотрудника, который провёл продажу, то в конце периода вы увидите самый маржинальный и самый нерентабельный товар, в каком магазине лучше продаётся тот или иной товар, какой сотрудник сделал больше продаж.

К минусам аналитического способа учёта продаж относится то, что его сложно вести. Требуется контролировать множество деталей. Справиться с этой задачей поможет специальная программа автоматизации систему учёта продаж.

Как вести учет в магазине:  Excel или программа для учёта?

Справиться с учётом количества сырья и материалов помогут таблица Excel или специальное ПО для учёта продаж. Таблица для учёта продаж подойдёт для малых предприятий.

Сейчас в свободном доступе находятся десятки шаблонов таблиц для учёта продаж в магазине, для работы с ними не требуется установка дополнительного программного обеспечения, кроме привычного Excel.

Вся база данных магазина сохранится на компьютере без возможности подключиться удалённо.

Справиться поможет специальная программа для учёта продаж в розничном магазине. То, что готовые решения разрабатываются для крупных фирм, — миф. Программы для учёта розничных продаж доступны и для небольших магазинов.

Онлайн-сервисы позволяют настроить систему учёта со взглядом в будущее: магазин и обороты будут расти, и для их обработки потребуется больше возможностей, которые недоступны в простых таблицах Excel.

К тому же к базе данных, которая находится в облачном хранилище, можно подключить всех сотрудников и отслеживать работу со смартфона или планшета — был бы интернет.

Как вести учёт продаж в магазине вручную

  • Первый шаг. Создайте базу товаров. Внесите в неё все наименования, оформите закупку и укажите начальные остатки. Так вы увидите положение дел на начало продаж.
  • Второй шаг — создайте базу покупателей и вносите данные: имена, контакты, покупки и их сумму.

    Она покажет вам самых преданных покупателей, тех, кто давно не приходил за покупками и кого нужно снова пригласить в магазин, поможет настроить скидки, акции и систему лояльности.

  • Третий шаг — приступайте к занесению продаж. Фиксируйте проданные товары, суммы приходов и расходов.
  • Четвёртый — смотрите аналитику продаж.

    Опираясь на отчёты по продажам вы увидите, на что нужно сделать упор в следующем периоде.

Начать вести учёт магазине весьма несложно. Трудности могут возникнуть в самом начале — в выборе способа системы учёта продаж и в занесении начальных данных.

Специальные программы для учёта продаж позволяют фиксировать все данные о закупках, продажах и товарно-денежных движений на компьютере и на смартфоне, показывают аналитику продаж на любом устройстве. Автоматизированное ПО для учёта продаж заберёт учёт товаров и продаж в магазине, а вы отдадите все силы на развитие бизнеса.

Как вести учет в розничном магазине. Учет товаров в Excel или программа для учета продаж в магазине?
Полина Низамова
Дата: 2021-11-19 12:47:33
2021-12-17 14:00:49

Источник: https://cloudshop.ru/content/pravila-ucheta-v-magazine

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: