Как правильно оформить ответ на служебную записку образец

Содержание
  1. Ответ на служебную записку: образец – Дело
  2. Регистрация их в организации
  3. Как составить служебную записку (пример, форма, шаблон)
  4. В ответ на вашу служебную записку направляем вам
  5. В ответ на вашу служебную записку сообщаю следующее
  6. В ответ на вашу служебную записку сообщаю что
  7. Ответ на служебную записку
  8. В ответ на вашу служебную записку сообщаю
  9. Образец оформления служебной записки
  10. Как правильно написать служебную записку, чтобы отдали зарплату за три месяца?…
  11. В ответ на вашу служебную записку направляем
  12. о премировании
  13. В ответ на вашу служебную записку направляем вам запятые
  14. Если дать вторую квартиру Вашей семье, Ваши родители разведутся или семья сохранится?
  15. В ответ на вашу служебную записку отправляю вам
  16. как написать служебную записку на поощрение
  17. В ответ на вашу служебную записку сообщаю следующее образец
  18. В ответ на вашу служебную записку образец
  19. Как оформить?
  20. В ответ на вашу служебную записку пример
  21. Порядок составления ответа на служебную записку
  22. Ответ на служебную записку
  23. В каком случае требуется?
  24. В какие сроки его необходимо дать?
  25. Кто должен составлять?
  26. Как написать?
  27. Инструкция
  28. Вариант, как ответить
  29. Поиск ответа
  30. Как написать служебную записку: примеры и образцы
  31. Виды писем
  32. Как оформить (образец по ГОСТу)
  33. Пример 1
  34. Пример 2
  35. Пример 3
  36. Правила оформления
  37. Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
  38. Записка о выплате премии
  39. Докладная об отсутствии на рабочем месте
  40. Записка о списании ТМЦ
  41. Письмо о необходимости ремонта оборудования
  42. Докладная о самоизоляции
  43. Письмо о переводе на удаленную работу
  44. Составляют ли в электронном виде
  45. Срок хранения
  46. Ответ на служебную записку: образец
  47. Общая информация о назначении служебной записки
  48. Общая информация об ответе на служебную записку
  49. Образец ответа на служебную записку

Ответ на служебную записку: образец – Дело

Как правильно оформить ответ на служебную записку образец

22.11.2021

Чаще всего это пояснительная записка, в которой содержится информация о том, какие меры принял адресат в ответ на сообщение сотрудника.

Служебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной. Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

  • номер и дату каждой служебной записки;
  • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;

Помимо этого, докладные записки нередко содержат информацию о проделанной работе. В зависимости от получателя докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Чаще всего это пояснительная записка, в которой содержится информация о том, какие меры принял адресат в ответ на сообщение сотрудника.

Регистрация их в организации

Служебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной. Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

Журнал регистрации должен включать следующую информацию:

  • номер и дату каждой служебной записки;
  • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;
  • краткое содержание полученной записки.

Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте.

Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.

Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.

  • Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…».

Важно

При этом допускается использование не только бумажных носителей, но и электронные средства связи.

Как составить служебную записку (пример, форма, шаблон)

Теперь, когда стало понятно при каких обстоятельствах можно использовать документ, необходимо рассмотреть пример написания служебной записки. Как уже было сказано выше, нет какого-либо единого бланка служебной записки. Но некоторые требования к оформлению документа все-таки существуют.

  1. Служебная записка должна содержать:
  2. 1.

Информацию об адресате. В верхней части документа, ближе к правому углу должны быть указаны фамилия, имя, отчество лица, которому направлено обращение и его должность.2.

Номер и наименование документа, указывают чуть ниже.3. Суть вопроса.

В ответ на вашу служебную записку направляем вам

Период ответа законодательно не регулируется. Практика демонстрирует, что зачастую, он подается не позднее 10 дней после поступления обращения. Также субъект при подаче служебной записки вправе указать в тексте документа желаемую дату получения.

В условиях, когда ответ требуется срочно, он может быть предоставлен буквально в день обращения. Однако, зачастую проходит около 3-х рабочих смен.

Оформление ответа на служебную записку уместно только тем субъектом, который является адресатом изначального обращения.

В ответ на вашу служебную записку сообщаю следующее

Внимание

Обязательными элементами записки остаются:

  • наименование адресата. Важно отметить, что орфографические и фактические ошибки не допускаются. Необходимо указать ФИО и должность субъекта, которому адресуется записка, грамотно. Ту же информацию следует прописать и о составителе;
  • основной текст, где будет детально, но лаконично изложена проблема, из-за наличия которой составляется документ;
  • виза записки. Если документ составляется на компьютере, подпись, тем не менее, должна ставиться от руки. Впрочем, практика демонстрирует, что также допускается вариант применения электронной подписи.

В первую очередь необходимо отметить, что не каждая служебная записка предполагает обязательный ответ на нее.

В ответ на вашу служебную записку сообщаю что

В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.

Существуют следующие виды служебных записок:

  • на премирование работника;
  • на повышение оклада;
  • о невыполнении должностных обязанностей;
  • о выделении денежных средств итд.

Ответ на служебную записку

После рассмотрения служебной записки руководитель обязан поставить на документе определенную резолюцию, например, «Исполнено», «Принято к сведению» или «Отменено».

В ответ на вашу служебную записку сообщаю

  • Описание проблемы, предложения по ее решению, просьба или требование о принятии соответствующих мер.
  • 4.
  • В завершении необходимо указать фамилию, инициалы и должность лица, составившего служебную записку.
  • Таким шаблоном служебной записки допустимо пользоваться при необходимости.

Образец оформления служебной записки

Рассмотрим на элементарном примере, как пишется служебная записка (образец). Здесь мы продемонстрируем, каким может быть текст служебной записки.

  1. Итак, пример служебной записки:
  2. Коммерческому директору ООО «Молот»Третьякову Михаилу Сергеевичу
  3. г. Волгоград 13 августа 2014 года
  4. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
  5. В коммерческом отделе с 11 августа 2014 сломан принтер с функцией сканера.
  6. Вопрос юристу:

Как грамотно составить служебную записку на изменение графика работы всему коллективе ( центру)? Дело в том, что администрация хочет сделать график работы центра до 21 часа 12 минут.Коллектив не может работать до данного часа в связи с тем, что сам центр находиться в районе, где автобусы ходят редко, последний из которых уходит в 20 часов в депо?????

Ответ юриста на вопрос : служебная записка Напишите коллективное заявление в свободной форме.

———————————————————————

Как правильно написать служебную записку, чтобы отдали зарплату за три месяца?…

  • Вопрос юристу:
  • Как правильно написать служебную записку,чтобы отдали зарплату за три месяца?
  • Ответ юриста на вопрос : служебная записка Тут не служебную записку надо писать, а жалобу в трудовую инспекцию.

В ответ на вашу служебную записку направляем

Кроме того, такое взыскание (лишение премии) должно быть прописано в Правилах внутреннего трудового распорядка, с.

&nbsp Ну вот вы сами и отвечаете на свой вопрос! Конечно можно! Премия — это вознараждение за работу. Она не имеет никакого отношения к окладу. Если работник плохо работал или не выполнил план, то как правило лишают премии на сколько процентов. А.

о премировании

&nbsp это предусмотрено вашим коллективным договором? Образец .

Наградите меня премией, потому что я самый умный. И побольше, побольше! Дата. Подпись Генеральному директору ООО. от начальника отдела снабжения Иванова А. Б. В течение первого.

В ответ на вашу служебную записку направляем вам запятые

Прошу Вас поощрить Иванова Петра Сидоровича в размере.

Если дать вторую квартиру Вашей семье, Ваши родители разведутся или семья сохранится?

&nbspя считаю, что конечно сохранится, у нас в стране вообще большие проблемы с жилищными условиями, вот например мы живем в 7-м в 2-х комнатной квартире (я, муж, дочь, мои родители, брат и жена брата), если бы нам дали 2-ю квартиру я бы была.

&nbsp Лучше не ждать ничего от государства, а самому заработать на вторую, третью и десятую квартиру и тогда семья станет еще крепче. Думаю те, кто хочет развестись — разведуться и без квартиры. вы ведь дадите квартиру СЕМЬЕ, а не одному ее.

В ответ на вашу служебную записку отправляю вам

Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Как было указано, внешние докладные записки должны готовиться на общем бланке. Следует помнить, что все государственные органы должны помещать на общем бланке изображение Государственного герба Республики Беларусь, а все реквизиты бланка оформлять на двух языках.

  1. Например, общий бланк государственного учреждения Национальный центр по архивам и делопроизводству будет иметь следующий вид:
  2. Герб
  3. дзяржа&centная &centстанова

как написать служебную записку на поощрение

&nbsp Без ошибок лучше :))Надо там указать чем отличился Пишеться в свободной форме, можно от руки, и обязательно с подписью начальника отдела. В ней необходимо указать за что просят поощрение .

В ответ на вашу служебную записку сообщаю следующее образец

Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

Журнал регистрации должен включать следующую информацию:

  • номер и дату каждой служебной записки;
  • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;
  • краткое содержание полученной записки.

Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте. Это позволяет экономить время и быстро находить нужные данные.

Срок хранения оригиналов служебных записок у ответственных за них лиц составляет 5 лет. После этого срока специальная экспертная комиссия решает их судьбу.

В ответ на вашу служебную записку образец

И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки.

С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Как оформить?

Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно. Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.

Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет.

В ответ на вашу служебную записку пример

Он должен изложить собственное видение ситуации.

Порядок составления ответа на служебную записку

Как и в случае с запиской, ответ на подобный документ должен составляться в свободном формате. Впрочем, нередко компании прописывают форму в локальном нормативе. Если образец не закреплен, то уместно полагаться на общие требования составления официальной документации.

Так, порядок оформления ответа на служебную записку включает в себя следующие шаги:

  1. Формирование шапки бумаги. В ней следует указать общие сведения об адресате и составителе − прописать ФИО и должности. Также в шапке делается ссылка на первоначальный документ, обозначается его номер и дата подачи.
  • Этот документ составляют с целью уведомления уполномоченных должностных лиц о возникшей проблеме, внесения предложений по ее решению или согласования действий, которые необходимо предпринять.
  • Немаловажную роль в применении служебных записок играет то, что с их помощью можно обратить внимание руководства на то, что сотрудник выявил некую проблему в процессе своей деятельности и ведет работу по ее устранению.
  • В ситуации, когда специалист не имеет возможности решить вопрос самостоятельно, без взаимодействия с другими сотрудниками, служебная записка служит способом официального информирования их об этом.
  • Таким образом, ответственность за решение вопроса делегируется тем должностным лицам, в чьей компетенции находится проблемная область.

Источник: https://okarb.ru/oplata-truda/otvet-na-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets.html

Ответ на служебную записку

Как правильно оформить ответ на служебную записку образец

>Как правильно написать ответ на служебную записку? Инструкция по составлению и образец для скачивания

В каком случае требуется?

В крупных структурах невнимательность при составлении служебной записки или вовсе ее игнорирование может привести к лишней трате времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе подразделений.

Как правило, ответ на служебное письмо необходим тогда, когда он подразумевается. То есть, сотрудник обязан дать свои комментарии после рассмотрения служебной записки. В них содержатся меры, которые были приняты работником, после ознакомления с обращением.

Коммуникация между сотрудниками в компании – нужный и важный фактор, который приводит к успеху любую организационную структуру.

В какие сроки его необходимо дать?

Ответ сотруднику должен поступить в течение десяти дней, однако точные сроки в законодательстве не обозначены.

Обычно время закреплено в нормативных актах организации, поэтому стоит обратиться к ним и уточнить индивидуально.

Стоит учесть, что время ответа чаще всего зависит от ситуации: напряженного графика работы, количества праздничных или выходных дней, или иных обстоятельств в данный момент.

Цель записки – согласовать какие-либо вопросы или объяснить что-либо коллеге в деловых аспектах. Такая документация регистрируется в специальном журнале (номер записки обозначен в шапке документа).

Кто должен составлять?

Такой документ составляется сотрудником, на которого она пришла. Составляют ответ после изучения документа и обсуждения видов согласования. В ответе не должны содержаться сложные речевые обороты, необходимо писать кратко и по делу. Служебную записку подписывает специалист или руководитель отдела.

Форма служебной записки определяется организацией. Однако в данном случае нужно руководствоваться РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Как правило, оформляется такая бумага на листе А4.

Как написать?

Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.

Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.

Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…». С прямого отказа начинать не нужно, потому что для официальной переписки такая реакция не характерна.

Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.

Инструкция

Итак, разберем основные параметры составления документа.
В шапке ответа на служебную записку обозначают:

  1. Дату, от которой поступила служебная записка.
  2. ФИО того, кто обращался.
  3. Проблема, с которой обращались.

В теле текста содержится пояснение по проблеме и возможный вариант ее решения. Далее ставится дата и подпись сотрудника.

Инструкции по делопроизводству в каждой компании определены виды документов, которые создаются в организации и служат инструментом общения между сотрудниками.

Скачать образец ответа на служебную записку

Вариант, как ответить

Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете. Вот один из них.

Разберем пример реакции на послание от руководителя отдела N к начальнику подразделения Z с предложениями по совершенствованию противопожарной безопасности.

Ответ

на служебную записку от 31.10.2021 г. руководителя N с предложением по совершенствованию противопожарной безопасности

Ваши предложения действительно касаются наболевших вопросов, доставшихся нам в «наследство», и не в полной мере решенных только из-за недостаточного финансирования.

В настоящее время данные вопросы будут рассматриваться на заседаниях руководителей. По результатам заседаний будут определены сроки финансирования, а значит, вопрос, с которым Вы обратились, будет согласован в ближайшее время.

С уважением, руководитель Z

5.11.2021 г. Подпись руководителя Z

Справка! Если сотрудник отправляет документ начальнику отдела, то такая записка считается докладной. В случае со служебной коммуникация идет по горизонтали, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого.

Возможно, вам будет интересно посмотреть наши статьи о том, как правильно написать служебную записку о невыполнении сотрудником обязанностей, нарушениях в работе, отсутствии сотрудника на работе, командировке, приеме на работу, на приобретение, выдачу денежных средств, отгул, повышение или перерасчёт, выплату и удержание зарплаты.

Служебная записка носит информативный характер или носит в себе какую-либо проблему. Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.

Поиск ответа

Всего найдено: 28

Как правильно пишется «В ответ на ваше предложение заключить договор аренды на объекты теплоснабжения, НАХОДЯЩИХСЯ или НАХОДЯЩИЕСЯ в муниципальной собственности …»

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: заключить договор аренды в отношении объектов, находящихся.

В ответ на Ваше письмо от …., в дополнение к ранее представленной информации от …, направляю в Ваш адрес … Скажите, пожалуйста, обязательно ли в данном случае выделение «в дополнение к» запятыми?

Ответ справочной службы русского языка

Выделять запятыми оборот со словами в дополнение к необязательно.

УВАЖАЕМАЯ Грамота, благодарю вас за ваши своевременные ответы и прошу снова помочь мне .. В ответ на Ваш запрос от 06.12.2021 года сообщаем, что у ОАО «Энерго» предложения по продукциям и услугам , связанных с положением о закупках отсутствуют . Вопрос: нужна ли запятая после о закупках? Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Ставится запятая: предложения по продукциИ и услугам, связанныМ с положением о закупках, отсутствуют.

Нужно ли выделять запятыми предлог «касательно» в данном случае: «В ответ на Ваше письмо №… касательно … сообщаем следующее:»

Ответ справочной службы русского языка

Запятые ставить не нужно.

Добрый. Не подскажете, пожалуйста, нужны ли запятые после «что» в предложении ниже: В ответ на Ваше обращение сообщаем, что, согласно условиям обслуживания и лицензионному соглашению, держателем основной учетной записи может быть только лицо старше 18-ти лет. Заранее благодарю!

Ответ справочной службы русского языка

Знаки препинания расставлены правильно. Наращение после числа не нужно, верно: старше 18 лет.

Добрый вечер. От какого лица писать официальное письмо от Учреждения адресованное другому Учреждению: Например, В ответ на Ваше письмо от 00.00.0000 № 000 сообщаю, сообщаем или сообщает… Как будет правильно соблюсти нормы русского языка при употреблении указанного глагола?

Ответ справочной службы русского языка

В деловых письмах обычно используется форма первого лица множественного числа (сообщаем). Подробнее см. в «Письмовнике».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какой знак препинания ставится после слова сообщаем в предложении: На Ваш запрос о предоставлении сведений…сообщаем.(:) Наша организация не предоставляет услуги по…

Ответ справочной службы русского языка

Можно так: В ответ на ваш запрос сообщаем, что наша организация…

Правильно ли употребляется слово»касательно» в предложении:»В ответ на вашу служебную записку касательно поставки оборудования…»?

Ответ справочной службы русского языка

Такое употребление корректно. Предлог касательно (чего-либо) характерен именно для официально-деловой и книжной речи.

Добрый день! Очень прошу расставить знаки препинания. В образце умышленно убрал все наши варианты расстановки (рубимся уже года два!) Будем неимоверно благодарны, клянусь! ) «В ответ на Ваш запрос (исх.

№…) относительно заинтересованности в приобретении автомобильных цистерн модели 16432-П в количестве 5 единиц сообщаем что наше предприятие являясь официальным дилером ООО «Автоцистерна» по реализации автомобильных цистерн и запасных частей к ним (Свидетельство о дилерском соглашении № …..

от…) предлагает рассмотреть данное коммерческое предложение о поставке интересующих Вас цистерн.»

Ответ справочной службы русского языка

Корректная пунктуация: В ответ на Ваш запрос (исх.

№…) относительно заинтересованности в приобретении автомобильных цистерн модели 16432-П в количестве 5 единиц сообщаем, что наше предприятие, являясь официальным дилером ООО «Автоцистерна» по реализации автомобильных цистерн и запасных частей к ним (Свидетельство о дилерском соглашении № ….. от…), предлагает рассмотреть данное коммерческое предложение о поставке интересующих Вас цистерн.

Источник: https://prioritetspb.ru/2021/11/otvet-na-sluzhebnuyu-zapisku/

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Как правильно оформить ответ на служебную записку образец

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка
05.04.2021 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Ответ на служебную записку: образец

Как правильно оформить ответ на служебную записку образец

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Ответ на служебную записку: образец Любая бизнес-деятельность нуждается в грамотно организованном документообороте.

Он позволяет выстроить действенную систему коммуникации как между членами коллектива (то есть, по горизонтали), так и между вышестоящими и нижестоящими должностями (то есть, по вертикали). Для этого используются служебные записки.

Персонал фирмы должен быть ознакомлен с локальными правилами оформления этих бумаг.

Общая информация о назначении служебной записки

Под служебной запиской понимается наиболее распространенный элемент внутренней коммуникации в компании. Подобные бумаги могут передаваться как горизонтальным, так и вертикальным путем.

Основной целью служебной записки является информирование адресата о каком-либо факте хозяйственной жизни. Подразумевается оповещение вышестоящего управленца о совершенном правонарушении коллеги составителя или непосредственного подчиненного.

Также нередко посредством рассматриваемой бумаги субъекты документируют деловую информацию и факт ее передачи другому лицу.

Следовательно, оформить записку вправе любой трудоустроенный субъект, включая самого нанимателя. Бумага, как и прочая внутренняя документация, может проходить регистрацию в соответствующем журнале, после чего направляться непосредственно адресату. Однако, такая регистрация не является законодательно необходимой.

За образцом документа уместно обращаться в кадровое подразделение компании. Впрочем, его отсутствие не является проблемой. Записка составляется довольно просто, ведь ее форма не регламентирована. Так, компания вправе закрепить общие правила составления такой документации в локальном нормативе. Обязательными элементами записки остаются:

  • наименование адресата. Важно отметить, что орфографические и фактические ошибки не допускаются. Необходимо указать ФИО и должность субъекта, которому адресуется записка, грамотно. Ту же информацию следует прописать и о составителе;
  • основной текст, где будет детально, но лаконично изложена проблема, из-за наличия которой составляется документ;
  • виза записки. Если документ составляется на компьютере, подпись, тем не менее, должна ставиться от руки. Впрочем, практика демонстрирует, что также допускается вариант применения электронной подписи.

Общая информация об ответе на служебную записку

В первую очередь необходимо отметить, что не каждая служебная записка предполагает обязательный ответ на нее. Зачастую, потребность в нем фиксируется в самом документе, либо основной текст бумаги составляется таким образом, что адресат вынужден составить ответное письмо с целью разрешения какого-либо вопроса.

Передача ответа является одним из этапов коммуникации между персоналом.

Период ответа законодательно не регулируется. Практика демонстрирует, что зачастую, он подается не позднее 10 дней после поступления обращения. Также субъект при подаче служебной записки вправе указать в тексте документа желаемую дату получения.

В условиях, когда ответ требуется срочно, он может быть предоставлен буквально в день обращения. Однако, зачастую проходит около 3-х рабочих смен.

Оформление ответа на служебную записку уместно только тем субъектом, который является адресатом изначального обращения. Он должен изложить собственное видение ситуации.

Принцип оформления ответа идентичен принципу оформления самой служебной записки. Подразумевается отсутствие литературных и эмоциональных высказываний, грубой и некорректной речи, жаргонных выражений и прочего.

Образец ответа на служебную записку

Рассмотрев в теории, как ответить на служебную записку, и образец ответа, необходимо изучить документ с практической точки зрения.

На практике пример ответа на служебную записку выглядит следующим образом:

Начальнику производственного подразделения

Гришаеву Алексею Петровичу

От директора ООО «Марка»

Любова Леонида Павловича

Ответ

на служебную записку № 45 от 05.02.2021г. начальника производственного подразделения Гришаева А.П.

о совершенствовании противопожарной системы

Предложения, обозначенные Вами в служебной записке № 45, действительно касаются актуальных вопросов, остро стоящих перед ООО «Марка». В настоящее время данные аспекты рассматриваются и утверждаются с инженером по технике безопасности, Коломойским А. М.

Однако полностью решить данный вопрос в течение ближайшего рабочего месяца не представляется возможным ввиду ограниченного финансирования. Усовершенствование противопожарной системы в производственном подразделении запланировано на апрель 2021г.

В настоящий момент формируется план относительно конкретных действий службы безопасности. Ваши предложения будут донесены до инженера по технике безопасности.

С уважением,

Директор ООО «Марка»                               Любов Л.П.                                      10.02.2021г.

Скачать образец ответа на служебную записку.

Таким образом, рассматривая то, как ответить на служебную записку, необходимо отметить, что данный документ составляется в вольной форме и может содержать алгоритм решения проблемы, либо информирование субъекта о порядке разрешения имеющегося вопроса. Нанимателям рекомендуется обеспечить в кадровом подразделении образец рассмотренной бумаги. (15 голос., 4,60 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/otvet-na-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets.html

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: