Как передать личные дела сотрудников в другую организацию письмо

Содержание
  1. Как оформить перевод сотрудника в другую организацию – НалогОбзор.Инфо
  2. Согласование перевода
  3. Перевод по решению организаций
  4. Перевод по инициативе сотрудника
  5. Увольнение у прежнего работодателя
  6. Прием новым работодателем
  7. Компенсация за неиспользованный отпуск
  8. Как передать личные дела сотрудников в другую организацию письмо
  9. Оформление сотрудников:
  10. О передаче личного дела на новое место работы
  11. подскажите, если работника увольняем переводом в другую организацию, от них у нас есть гарантийное письмо с запросом на личное дело, мы обязаны передать личное дело этого работника в эту организацию или нет?
  12. В каком виде передавать кадровые документы в другую компании?
  13. Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению
  14. Чем регламентируется порядок их ведения
  15. Формирование личного дела сотрудника
  16. Что в нем должно быть
  17. Личная карточка сотрудника по форме Т-2
  18. Хранение
  19. Что делать с личными делами уволенных работников
  20. Сроки хранения
  21. Порядок передачи в архив
  22. Какие есть нюансы

Как оформить перевод сотрудника в другую организацию – НалогОбзор.Инфо

Как передать личные дела сотрудников в другую организацию письмо

В Трудовом кодексе РФ предусмотрено два вида переводов на другую работу: временный (ст. 72.2 ТК РФ) и постоянный (ст. 72.1 ТК РФ). При постоянном переводе сотрудник может быть переведен:

Согласование перевода

Перевести сотрудника на постоянную работу в другую организацию можно по обоюдному решению нынешнего работодателя и принимающей организации. При этом инициатором перевода может выступать как работодатель, так и сотрудник. Об этом сказано в части 2 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ.

Этот перевод происходит через увольнение с прежнего места работы, поскольку в другой организации с сотрудником заключается новый трудовой договор (ч. 4 ст. 64 и ч. 2 ст. 72.1 ТК РФ).

Процедура перевода через увольнение в Трудовом кодексе РФ четко не прописана, но сложилась определенная практика его оформления. Переводу должна предшествовать процедура письменного согласования между руководителем организации, из которой переводится сотрудник, и руководителем организации, в которую он переводится.

Перевод по решению организаций

Если перевод сотрудника проходит по решению организаций (нынешней и принимающей), процедура приема-увольнения будет такой.

Для начала руководитель организации, куда переводится сотрудник, должен направить в организацию, где он работает в настоящее время, письмо-запрос с просьбой о его переводе.

В запросе нужно указать дату, с которой сотрудника предполагается принять на новую работу, и его новую должность. Получив письмо-запрос, руководитель организации, где работает сотрудник, обязан согласовать с подчиненным возможность перевода.

Если сотрудник согласен, он пишет заявление об увольнении в связи с переводом, к которому прилагается письмо-запрос. Это заявление и будет доказательством того, что он в письменном виде выразил свое согласие на перевод. Затем руководитель организации, где работает сотрудник, должен направить в другую организацию письмо-подтверждение.

С этого момента можно проводить увольнение сотрудника с прежнего места работы и его прием на новую работу.

Беременную сотрудницу с ее письменного согласия тоже можно перевести в другую организацию. Законодательство не содержит такого запрета. Перевод оформите в общем порядке.

Ситуация: можно ли уволить в порядке перевода в другую организацию целый отдел?

Да, можно.

Уволить в порядке перевода целый отдел Трудовой кодекс РФ не запрещает (ч. 2 ст. 72.1 ТК РФ). При этом желание нового руководителя принять нескольких сотрудников может быть выражено в одном письме-запросе, адресованном нынешнему руководителю. В нем могут быть перечислены все граждане, которых он готов трудоустроить.

Перевод по инициативе сотрудника

Если сотрудник сам попросил перевести его на работу в другую организацию, то первым звеном в цепочке согласования перевода будет заявление сотрудника.

Затем руководитель организации, где работает сотрудник, должен письменно сообщить о желании подчиненного руководителю организации, в которую сотрудник хочет перейти, и заручиться его согласием.

Далее процедуры увольнения и приема проводятся по общим правилам.

Внимание: отказать в заключении трудового договора сотруднику, приглашенному на работу в порядке перевода из другой организации, нельзя. Этот запрет действует в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. Такой порядок указан в статье 64 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, если новый руководитель откажет переведенному сотруднику в трудоустройстве, то это будет нарушением трудового законодательства. За него трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
  • для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Кроме того, подобный отказ может повлечь проблемы и для бывшего руководителя. Сотрудник, получивший отказ, имеет право не только обжаловать этот отказ в суде, но и требовать восстановления на прежнем месте работы (ст.

 394 ТК РФ). При этом организация должна оплатить восстановленному сотруднику время вынужденного прогула в размере среднего заработка. Об этом сказано в пункте 60 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г.

№ 2.

Также суд может обязать организацию компенсировать незаконно уволенному сотруднику моральный вред. Сумму компенсации морального вреда определяет суд и указывает ее в своем решении. При этом судьи должны учесть характер вреда, нанесенного сотруднику, и степень вины организации (п. 63 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

Если увольнение было признано незаконным, сотрудника нужно восстановить в должности.

Увольнение у прежнего работодателя

При переводе сотрудника на работу в другую организацию прежняя организация должна:

  • издать приказ о расторжении трудового договора в связи с переводом по унифицированной форме № Т-8 либо по самостоятельно разработанной форме (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1);
  • закрыть личную карточку сотрудника;
  • внести запись в трудовую книжку сотрудника. «Уволен в порядке перевода в (наименование организации) с согласия сотрудника, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», если сотрудник был переведен по решению организации. Если сотрудник был переведен по своей инициативе, нужно внести запись: «Уволен в порядке перевода в (наименование организации) по его просьбе, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Это следует из части 5 статьи 84.1 и части 2 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ, пункта 6.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пункта 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Прием новым работодателем

Если сотрудник переводится на работу из другой организации, принимающая организация должна:

Пример оформления перевода на постоянную работу в другую организацию

Руководитель организации «Альфа» пригласил в порядке перевода из организации «Гермес» экономиста А.С. Кондратьева (письмо-запрос). Руководитель «Гермеса» согласился, и сам сотрудник был не против. Кондратьев написал заявление об увольнении, о чем руководитель «Гермеса» направил письмо-подтверждение.

Руководитель «Гермеса» издал приказ об увольнении в связи с переводом по форме № Т-8. Запись об увольнении в связи с переводом была внесена в трудовую книжку.

Руководитель «Альфы» издал приказ о приеме Кондратьева на работу. Запись о приеме на работу в связи с переводом была внесена в трудовую книжку.

Ситуация: можно ли при переводе сотрудника на постоянную работу в другую организацию установить ему испытательный срок?

Нет, нельзя.

Об этом прямо сказано в статье 70 Трудового кодекса РФ. Если вы включите это условие в трудовой договор, оно не будет применяться (ст. 9 ТК РФ).

Внимание: если при переводе сотрудника на постоянную работу в другую организацию установить ему испытательный срок, будет нарушено трудовое законодательство.

За это нарушение трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц. Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
  • для предпринимателя – штраф на сумму от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Компенсация за неиспользованный отпуск

О выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в порядке перевода в другую организацию см. Как рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.

Ситуация: может ли уровень зарплаты сотрудника при его переводе в другую организацию быть ниже, чем на предыдущем месте работы?

Да, может.

Трудовой кодекс РФ не предусматривает гарантий относительно уровня зарплаты в новой организации. Более того, перевод на постоянную работу в другую организацию допускается только с согласия сотрудника (ч. 2 ст. 72.1 ТК РФ). Следовательно, он не возражает против того, что уровень его зарплаты на новом месте будет ниже, чем на предыдущем.

Ситуация: как оформить трансфер спортсмена (футболиста-профессионала) из одного спортивного клуба в другой?

Чтобы оформить трансфер футболиста-профессионала, профессиональные спортивные клубы должны заключить между собой трансферный контракт.

Порядок оформления трансферного контракта прописан в статье 18 Регламента, утвержденного Исполкомом Российского футбольного союза 5 марта 2011 г. № 141/4.

Трансферный контракт заключается в следующих случаях:

  • если истек или истечет в течение ближайших шести месяцев срок действия трудового договора между спортивным клубом и футболистом;
  • если трудовой договор между спортивным клубом и футболистом был расторгнут;
  • если в период действия трудового договора все стороны (футболист, прежний спортивный клуб, новый спортивный клуб) договорились о переходе футболиста;
  • если переход футболиста из одного спортивного клуба в другой проходит на условиях «аренды».

Это следует из положений статей 17 и 19 Регламента, утвержденного Исполкомом Российского футбольного союза 5 марта 2011 г. № 141/4.

Чтобы заключить трансферный контракт, клуб, желающий принять футболиста, должен направить в прежний клуб письменное предложение. После этого клубы заключают между собой трансферный контракт.

По истечении срока трудового договора, его досрочного расторжения, а также в случае достижения договоренности о трансфере между клубами действие трудового договора футболиста с прежним клубом прекращается.

В этом случае уволить его можно по основаниям, предусмотренным в статье 77 Трудового кодекса РФ (например, по соглашению сторон, при переводе сотрудника по его просьбе или с его согласия на постоянную работу к другому работодателю). Новый спортивный клуб принимает футболиста на работу по новому срочному трудовому договору (ст.

 59 и 348.2 ТК РФ, п. 1 ст. 6 Регламента, утвержденного Исполкомом Российского футбольного союза 5 марта 2011 г. № 141/4).

Если спортсмен переходит в новый клуб на условиях «аренды», футбольные клубы и футболист заключают трехсторонний трансферный контракт.

Формы такого контракта приведены в приложениях 6 и 7 к Регламенту, утвержденному Исполкомом Российского футбольного союза 5 марта 2011 г. № 141/4.

Новый клуб и футболист в этом случае также заключают срочный трудовой договор. При этом трудовой договор с прежним клубом может:

  • приостанавливаться, но не прекращаться,
  • быть досрочно расторгнут. После окончания срока временного выступления прежний клуб и футболист заново заключают срочный трудовой договор.

Это следует из положений статей 348.4 и 348.2 Трудового кодекса РФ, пункта 2 статьи 19 Регламента, утвержденного Исполкомом Российского футбольного союза 5 марта 2011 г. № 141/4. Подробнее об особенностях временного перевода профессиональных спортсменов см. Как оформить временный перевод сотрудника на другую работу.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/trudovye_otnoshenija/kak_perevesti_sotrudnika_na_druguju_rabotu_k_novomu_rabotodatelju/116-1-0-1776

Как передать личные дела сотрудников в другую организацию письмо

Как передать личные дела сотрудников в другую организацию письмо

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет . Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников. ——————————— Пункты «а», «б» ст.

656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел.

Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение (см.

пример 2). Пример 2.

Журнал учета личных дел N п/п Фамилия, имя, отчество Табельный номер Дата поступления на работу Структурное подразделение Должность (профессия) 1 2 3 4 5 6 Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2. Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит

«отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел»

, где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.

Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации.

На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело.

Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства.

В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан.

В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.

Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника. Хранят личные дела в кадровой службе.

Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы.

Оформление сотрудников:

Работа с сотрудниками предполагает большой объём бумажной работы.

Каждый шаг в отношениях работника и работодателя должен быть оформлен документами. Разберёмся, как правильно их оформить.

Оформление документов начинается с момента приёма сотрудника на работу. При устройстве на работу сотрудник должен предъявить паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, страховое свидетельство с номером СНИЛС и трудовую книжку. Работники-мужчины дополнительно предъявляют документы воинского учёта: военный билет или удостоверение призывника.

С этих документов надо снять копии и хранить их в личном деле сотрудника. Также для правильного расчёта социальных выплат и налоговых вычетов сотрудник должен передать с последнего места работы справку 2-НДФЛ за текущий год и справку о доходах за предыдущие два года.

Эти документы должны быть переданы в оригиналах. Имейте в виду, если для сотрудника это первое место работы СНИЛС и трудовую книжку должны ему оформить Вы как работодатель.

Трудовую книжку нужно просто купить и заполнить титульный лист, а затем внести запись о приёме на работу. Для оформления СНИЛС надо подать заявление в территориальное отделение своего Пенсионного фонда. Сделать это надо в течение двух недель после приёма на работу.

Для трудоустройства сотрудник в свободной форме пишет заявление о приёме на работу. Затем с ним подписываются два экземпляра трудового договора – по одному экземпляру для работника и для работодателя.

На основании трудового договора оформляется приказ о приёме на работу (форма № Т-1).

После этого делается запись в трудовую книжку и оформляется личная карточка по форме Т-2. Для трудоустройства руководителя дополнительно оформляется решение участника или протокол общего собрания участников о назначении директора и вместо приказа о приёме на работу издается приказ о вступлении в должность.

Кстати, Вам не обязательно всё это знать!

Формы кадровых документов В сервисе по каждому сотруднику можно скачать уже заполненные стандартные формы трудового договора и приказа. Каждый работник имеет право на отпуск. По общим правилам за каждый год работы сотруднику полагается 28 дней отпуска.

Отпуск можно разделить на части, при этом одна из них должна быть не меньше 14 дней. Остаток отпуска можно дробить на любые части.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника через шесть месяцев работы. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. Ежегодно не позднее чем за две недели до окончания года должен оформляться график отпусков (форма № Т-7).

За две недели до начала отпуска по графику работодатель должен напомнить об отпуске работнику. Сотрудник в свободной форме пишет заявление на предоставление отпуска.

На основании заявления издаётся приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6). За время нахождения сотрудника в отпуске вместо зарплаты ему выплачиваются отпускные.

Они рассчитываются в записке-расчёте о предоставлении отпуска (форма № Т-60). Рано или поздно любой сотрудник может заболеть. За дни отсутствия на работе он должен предъявить работодателю больничный лист.

Часть строк больничного листа заполняется работодателем. Заполнять больничный лист нужно печатными заглавными буквами чёрной гелевой ручкой.

Использовать обычную шариковую ручку нельзя. Записи не должны выходить за пределы границ ячеек.

Расчёт суммы пособия оформляется отдельным документом, который прилагается к больничному листку.

Сервис сам рассчитает сумму пособия по временной нетрудоспособности.

Вам останется лишь скачать готовый расчёт.

Для направления сотрудника в командировку руководитель организации издаёт приказ (форма № Т-9).

На основании приказа сотруднику оформляется служебное задание (форма № Т-10а).

В нём указывается: куда и с какой целью направляется сотрудник. Также в этом документе есть раздел «Краткий отчёт о выполнении задания».

В нём сотрудник должен коротко изложить, как было выполнено задание на командировку: что было сделано, какие встречи проведены и какие результаты достигнуты.

Дополнительно сотруднику надо выдать командировочное удостоверение (форма № Т-10). В нём сотрудник обязан проставить отметки в местах командирования о прибытии и убытии. Если сотрудник направляется в определённую организацию, в отметках на командировочном удостоверении он должен получить оттиски печати и подписи представителя этой организации.

Командировочное удостоверение с отметками служит подтверждением того, что задание на командировку было выполнено. Служебное задание, командировочное удостоверение и приказ о направлении работника в командировку сервис сформирует автоматически. По возвращении из командировки сотрудник должен составить авансовый отчёт.

В нём он отчитывается о произведенных расходах. В частности, расходами на командировку являются оплата билетов и гостиницы, суточные и т.п. Все расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально.

В определённый момент зарплата сотрудника может быть пересмотрена: повышена или понижена. Повысить зарплату можно практически в любой момент.

Как-то специально обосновывать этот факт не нужно. Для повышения зарплаты нужно:

  • издать приказ о повышении оклада,
  • внести изменения в штатное расписание и иные документы, в которых указаны размеры оклада,
  • заключить с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору,
  • внести изменения в личную карточку работника.

Понизить зарплату работникам можно:

  • по соглашению с работником (например, при переводе его на режим неполного рабочего времени);
  • в одностороннем порядке при изменении условий труда, письменно уведомив об этом работника за два месяца.

Для понижения зарплаты оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ об изменении оклада. Увольнение сотрудника может произойти по его инициативе, по соглашению сторон, по инициативе работодателя или по независящим от сторон обстоятельствам.

Увольнение по инициативе работодателя может произойти при сокращении штата или при наличии претензий к работнику (прогулы, хищения, несоответствие должности и т.д.).

Внешними обстоятельствами, влекущими увольнение сотрудника, является, например, призыв его на военную службу.

Наиболее распространено увольнение по инициативе работника (т.е. по собственному желанию). В этом случае сотрудник пишет заявление об увольнении.

Оно должно быть подано за две недели до предполагаемого увольнения.

На основании заявления составляется приказ об увольнении (форма № Т-8) и вносится запись в трудовую книжку.

При увольнении по соглашению сторон работник и работодатель подписывают соглашение о расторжении трудового договора. При увольнении по инициативе работодателя дополнительно оформляются документы, подтверждающие наличие оснований для такого увольнения.

Например, при сокращении необходимо:

  • оформить приказ о сокращении штата работников,
  • не позднее, чем за два месяца предупредить сотрудников о предстоящем увольнении,
  • уведомить о предстоящем сокращении службу занятости.

В случае прогулов отсутствие работника на рабочем месте должно быть документально зафиксировано.

В момент появления сотрудника на работе следует потребовать письменное объяснение по факту его отсутствия на рабочем месте. При отсутствии уважительных причин оформляется увольнение.

В последний день работы с сотрудником проводятся окончательные взаиморасчёты. Ему нужно выплатить зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Расчёт компенсации оформляется в виде записки-расчёта при прекращении трудового договора (форма № Т-61). Напоследок сотруднику выдаются документы:

  • его трудовая книжка с внесённой записью об увольнении – она должна быть заверена подписью и печатью работодателя, а также подписью самого работника,
  • справку о доходах по форме 2-НДФЛ,
  • справку о сумме зарплаты за два календарных года, предшествующих году увольнения (ее форма утверждена Приказом Минтруда № 182н).

Все необходимые бланки в сервисе заполняются автоматически.

О передаче личного дела на новое место работы

Вопрос: Бывший сотрудник в настоящий момент является госслужащим, и желает, чтобы наша организация передала его личное дело полностью на новое место работы.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно… Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих.

Организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела, например:

  1. документы, предъявляемые работником при приеме на работу:
    • копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    • копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
    • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; — копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
    • копия свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;
    • справка о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
    • справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
  2. документы, фиксирующие прием на работу:
    • автобиография;
    • личный листок по учету кадров;
    • копия приказа о приеме на работу;
    • экземпляр трудового договора;
  3. документы, издаваемые в период деятельности работника в организации:
    • справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
    • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты;
    • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
    • экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;
    • копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий и иных приказов, касающихся конкретного работника;
    • должностная инструкция;
    • экземпляр договора о полной материальной ответственности;
    • соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
    • материалы аттестации;
    • докладные и объяснительные записки, заявления работника;
    • документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);
    • копия трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

В соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред.

Источник: https://avtoritet-delo.ru/kak-peredat-lichnye-dela-sotrudnikov-v-druguju-organizaciju-pismo-88903/

подскажите, если работника увольняем переводом в другую организацию, от них у нас есть гарантийное письмо с запросом на личное дело, мы обязаны передать личное дело этого работника в эту организацию или нет?

В журнале учета и регистрации личных дел делается соответствующая запись с указанием реквизитов письма, с которым было выслано личное дело. Такие правила установлены п. 23.1. и п. 24 приведенного выше приказа МЧС.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  • Ситуация:Сколько лет нужно хранить кадровые документы

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы , а также заявления сотрудников, если они хранятся в их , в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года.

Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

, и сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить .

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет.

При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу.

А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

В каком виде передавать кадровые документы в другую компании?

Независимо от формы реорганизации трудовые отношения с сотрудниками продолжаются (). Процедуру оформления кадровых документов при реорганизации следует отличать от порядка .

Порядок кадровых изменений при реорганизации Чтобы оформить кадровые изменения при реорганизации:

Составление штатного расписания и уведомление сотрудников при реорганизации Сначала руководитель определяет структуру, штатный состав и штатную численность организации-правопреемника. Для этого он . Об этом сказано в указаний, утвержденных .

В штатном расписании отразите введение и исключение новых структурных подразделений, должностей.

Если реорганизация сопровождается сокращением численности сотрудников, не включайте в новое штатное расписание должности сотрудников, подлежащие сокращению. Это следует из .

Оформление увольнений и изменений в кадровых документах в связи с реорганизацией Сама по себе реорганизация не может являться основанием для расторжения трудового договора с сотрудником организации ().

Это отмечают и суды, см. . Однако оформить увольнение сотрудника в данной ситуации можно: – если реорганизация сопровождается (); – если сотрудник отказывается от продолжения работы в связи с реорганизацией ().

Чтобы оформить увольнение сотрудника, получите его отказ от продолжения работы в связи с реорганизацией (). Свой отказ сотрудник может выразить, сделав соответствующую запись в или написав отдельное заявление в . На основании оформленного отказа издайте приказ об увольнении по или по и внесите запись в сотрудника ( Правил, утвержденных ).

Чтобы оформить кадровые изменения в связи с реорганизацией, издайте приказ в .

Сотрудникам, которые согласны продолжать работу после реорганизации, составьте , в которых укажите изменившиеся реквизиты работодателя ().

Кроме того, новые условия труда сотрудников, если они были изменены ().

Перевод при реорганизации Если у сотрудника при реорганизации меняется или подразделение и он согласен на продолжение работы, (). При этом в трудовую книжку сотрудника (п. , Правил, утвержденных ). Если сотрудника перевели в другую организацию в связи с реорганизацией, то выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск ему не нужно.

Это объясняется тем, что после реорганизации трудовые отношения с сотрудником у организации не прекращаются, то есть считается, что сотрудник продолжает работать в той же организации ().

Передача кадровых документов организации-правопреемнику Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности.

Исключением из данного правила будет реорганизация в форме выделения, при которой правопреемнику передается только часть кадровых документов.

Это связано с тем, что при реорганизации в этом виде реорганизованная организация продолжает свою деятельность и к правопреемнику переходит только часть ее прав и обязанностей.

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Как передать личные дела сотрудников в другую организацию письмо

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

— состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

— как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

— личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

  • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
  • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

— форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов?

В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка.

Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке.

Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/lichnoe-delo-sotrudnika.html

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: